Tecnología

Qué son los mailrooms virtuales y por qué han venido para quedarse

Mailroom interno o externo

Una vez que he elegido el proceso o documento a automatizar, veo que me surge la duda de cómo afrontar la implantación de este aplicativo. ¿Lo externalizo o lo implanto en mi empresa?, de nuevo las dudas se disparan, ya que tengo ambas posibilidades. Bueno, las tengo si elijo proveedores que sean capaces de ofrecer ambas posibilidades.

Esto último lo considero importante, ya que no siempre tendré claro hasta el último momento si implantar o externalizar, y encontrarme en el último peldaño que el compañero de viaje escogido para recorrer este camino no es el adecuado o que no me puede dar lo que quiero, es algo que debemos evitar a toda costa, por ello conviene, y mucho, que este partner sea  polivalente y disponga de una organización capaz de dar ambos servicios.

Pero volviendo a la cuestión que nos ocupa de si el mailroom lo implantamos dentro o fuera de la empresa, me planteo que todo se reduce a tener claro cuatro puntos que me indicarán qué decisión tomar. Los puntos son:

a – Confidencialidad de la Información.

b – Costes y tiempos que estoy dispuesto a admitir.

c – Trabajo de integración con mi IT, que tengo que realizar en caso de externalizar.

d – ¿Deseo un control total del proceso?

En ocasiones podemos encontrar que un mix es la solución más adecuada. No despreciemos esta idea. Personalmente, me decanto por dejar dentro de la empresa los procesos donde hay que aplicar mayor “inteligencia de negocio” y externalizar los que son puramente manuales o automatizables.

El partner adecuado para implementar un mailroom

Hemos hablado de un buen compañero de viaje y esto es una realidad. Seguro que ninguno de nosotros elegiríamos a un proveedor poco fiable para nuestros Sistemas de IT, o para nuestros camiones si somos una compañía de logística, por citar un par de ejemplos. Pues yo considero lo mismo cuando hablamos de mailrooms virtuales. La elección del proveedor es clave para el éxito de la implantación. Yo no pongo mis documentos en manos de cualquiera. El proveedor tiene que darme una cierta garantía y una capacidad de respuesta ante cualquier situación. No estamos hablando de mover mis documentos de un edificio a otro, para eso puedo optar simplemente por un transportista. Estamos hablando de confiar mis documentos, la información que contienen y algunos procesos (que pueden ser incluso claves en mi organización) a un tercero. Creo que todo ello es motivo suficiente para prestar atención al proveedor y a su elección.

La experiencia es un valor importante a evaluar en cualquier proveedor, pero también la infraestructura que puede, o podría poner a mi disposición. Saber que si hay un problema, y no puedo hacer el trabajo en mi empresa, puedo usar la infraestructura de mi proveedor me tranquiliza mucho. Pero saber que tengo personal del proveedor dedicado a mí parcial o totalmente, también me da garantías de que la calidad del trabajo que realicen para mi será mejor. Si hablamos de implantar el mailroom en nuestra empresa, no busco tanto que el software sobre el que se gestione el mailroom sea uno conocido o recomendado, buscaré más bien que las personas que lo pongan en marcha sepan muy bien lo que quiero hacer y que dediquen el tiempo necesario para que mi mailroom funcione bien y sea preciso. Los software que soportan un mailroom, no son software de instalar y empezar a funcionar, son aplicaciones que necesitan unos cuantos días para funcionar con un buen porcentaje de acierto y precisión. Para mí también es una garantía saber que la empresa esté relacionada con el mundo del documento, en cualquiera de sus facetas, desde hace muchos años.

Un mailroom es una necesidad hoy en día en toda empresa, es por ello que su implantación es una tarea pendiente que tenemos que afrontar. La mejora de procesos y productividad de una organización pasa por esta nueva herramienta y las claves para conseguir el éxito en ella residen en seleccionar los documentos/procesos más adecuados para procesar vía este mailroom y disponer del proveedor ideal que garantice fiabilidad, experiencia, recursos y sobre todo entendimiento de mis necesidades. Os deseo lo mejor a todos los que afrontáis esta nueva aventura.

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Sobre el autor

Antonio Ramírez

Antonio Ramírez cuenta con una experiencia de más de 20 años en la industria IT y Ofimática. Actualmente ocupa el puesto de Product Marketing Manager de Konica Minolta en España. Dispone experiencia en varios proyectos internacionales y junto a su equipo actual está desarrollando nuevos mercados y productos en el ámbito de los servicios documentales y software de valor añadido.

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