Redactar correos electrónicos profesionales no es sencillo si tenemos en cuenta todos los factores a los que es preciso atender: hay que recordar ciertas normas de etiqueta, escribir una línea de asunto adecuada, desarrollar tus ideas de forma concisa y eficaz en el cuerpo del texto y adjuntar los archivos o la información que consideres relevantes. Sin embargo, la dificultad se incrementa a la hora de emitir feedback negativo o emitir una crítica a través del email sin que suponga un drama ni existan malentendidos.
21 cosas que debes evitar al mandar un correo electrónico
Si tienes que realizar una crítica por correo electrónico es importante que tengas en cuenta el mensaje que quieres transmitir y el lenguaje que quieres usar para ello, ya que la clave reside en encontrar el equilibrio adecuado en el tono, para abordar el tema de una forma justa pero con la firmeza necesaria. Desde NFIB han elaborado una infografía con algunos de los principales puntos clave que se necesitan para redactar un email con feedback negativo.
Consejos para escribir un correo electrónico justo pero firme
- Comienza con una introducción amistosa: Saltar directamente al problema provoca que la comunicación sea incómoda para tu destinatario y genera una impresión de brusquedad. Lo adecuado es iniciar el email con un saludo amigable que capte la atención de una manera más natural y fluida.
- Agradece su labor: Continuando con el tono amistoso previamente establecido, explica que aprecias el trabajo que esa persona realiza, con el fin de que se sienta valorada y alentarla a continuar con el proyecto.
- Puedes incluir algún aspecto positivo específico de la labor que realiza esa persona, para pasar a emitir el feedback en el cuerpo central del mensaje.
- Realiza la crítica constructiva: El propósito de la misma debe ser encontrar una solución al problema y motivar al destinatario. Por ello, la crítica constructiva no debe ser torpe, imprecisa o general, sino lo más concreta posible, e ir acompañada de recomendaciones específicas de mejor.
- Recuerda tu disponibilidad: El mensaje no debe sonar a culpabilización o a desatención por tu parte, por lo que es fundamental terminar el email con una invitación abierta para participar en un diálogo y recalcar que estas abierto a preguntas y a debatir posibles soluciones al problema planteado.
Infografía | NFIB
Fuente | Small Business Trends
