Tecnología

5 claves para elegir el mejor proveedor de almacenamiento e intercambio de archivos en la nube

Con el fin de tomar la decisión correcta para el negocio, es necesario asegurarnos de que nuestro servicio de intercambio de archivos sea el adecuado, abandonando opciones gratuitas como Dropbox o WeTransfer en favor de servicios de carácter empresarial.

En los últimos años, ha surgido una amplia gama de servicios para compartir archivos, desde servicios completamente gratuitos dirigidos a los consumidores (como Dropbox, Google y WeTransfer) hasta servicios orientados al mercado profesional -Mimecast, EMC y Citrix-. Todas ellas nos permiten intercambiar datos entre personas, enviar y recibir documentos en apenas segundos y a través de plataformas cloud de alta disponibilidad.

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Sin embargo, muchas de las opciones más usadas no son precisamente adecuadas para las necesidades profesionales, para cumplir con los exigentes requerimientos de las empresas y la normativa en materia de protección de datos. Con el fin de tomar la decisión correcta para el negocio, es necesario asegurarnos de que nuestro servicio de intercambio de archivos sea el adecuado. Y estos son cinco puntos esenciales para analizar:

1. Seguridad

Para toda empresa, la seguridad es una consideración clave en la selección de cualquier nuevo servicio de TI y, cuando se trata de un servicio de intercambio de archivos, no puede ser más vital. Las características de privacidad de los datos más habituales son el control de acceso basado en roles y el cifrado de los archivos en tránsito y en destino… pero pueden diferir entre las distintas alternativas disponibles en el mercado.

El servicio también debe proporcionar mecanismos de autenticación sólidos durante las transacciones confidenciales o cuando los usuarios acceden a sitios desde ubicaciones menos seguras. El proveedor también debe ofrecer integración con herramientas de prevención de fuga de datos basadas en políticas y ser capaz de limitar dónde y con quién se pueden compartir los archivos. Además, los controles anti-malware integrados también son fundamentales, particularmente en términos de protección contra el spam y los ataques de phishing.

2. Disponibilidad y escalabilidad

Cualquier repositorio de datos en la nube que se considere debe proporcionar un SLA de disponibilidad de servicio del 100%. Esto debe incluir la conmutación por error automática durante las interrupciones para proporcionar un servicio ininterrumpido y continuo y un acceso constante a los archivos.

Por otro lado, el servicio debe ser lo más flexible y escalable posible, proporcionando soporte para un número ilimitado de usuarios en un momento dado. Deben evitarse, por tanto, los servicios que utilizan  límites de carga de volumen de archivos, ya que a menudo alientan a los usuarios a omitir el servicio corporativo y, en su lugar, utilizar ofertas de consumo mucho menos seguras.

3. Dispositivos y soporte técnico

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Muchas empresas emplean políticas de BYOD (Bring your own device) y, en ese marco, hemos de asegurarnos que los servicios de intercambio de archivos sean compatibles con estas herramientas y con la multitud de dispositivos admitidos por la compañía.

Del mismo modo, las opciones de asistencia telefónica y de correo electrónico a menudo se pasan por alto en esta etapa, pero es importante que se adapten a las necesidades de la empresa y a todas las ubicaciones en las que opera. Sin ir más lejos, dichos servicios deberían estar disponibles durante el horario de oficina local en cada región y los acuerdos de nivel de servicio (SLA) también deberían estar disponibles en relación con los plazos para resolver problemas.

4. Formación de los usuarios finales

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Cualquier servicio no será efectivo si los usuarios finales no lo aceptan. Por ello, los trabajadores deben ser informados de los problemas de seguridad relacionados con los servicios de intercambio de archivos de consumo, como DropBox y WeTransfer; de lo contrario, existe una gran posibilidad de que sigan haciendo uso de ellos, independientemente de la nueva inversión de la compañía. De manera similar, se deben implementar políticas para que los usuarios finales reciban suficiente capacitación sobre el nuevo servicio, mostrándoles cómo aprovechar al máximo la funcionalidad profesional.

5. Gestión TI

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Una función particularmente útil de los servicios de almacenamiento y uso compartido de archivos de nivel empresarial es la capacidad de administrar todos los procesos a través de una única consola de administración. Esto ahorra tiempo y dinero a la compañía al proporcionar una gestión centralizada y puede ayudar a fomentar el cumplimiento de las políticas corporativas. La integración nativa con Active Directory y otros directorios LDAP también es útil en términos de aprovisionamiento efectivo de los usuarios.

Sobre el autor

Alberto Iglesias Fraga

Periodista especializado en tecnología e innovación que ha dejado su impronta en medios como TICbeat, La Razón, El Mundo, ComputerWorld, CIO España, Business Insider, Kelisto, Todrone, Movilonia, iPhonizate o el blog Think Big, entre otros. También ha sido consultor de comunicación en Indie PR. Ganador del XVI Premio Accenture de Periodismo, ganador del Premio Día de Internet 2018 a mejor marca personal en RRSS y finalista en los European Digital Mindset Awards 2016, 2017 y 2018.