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21 cosas que debes evitar al mandar un correo electrónico

21 malos hábitos al usar el email

  • Mandar correos electrónicos personales a tus compañeros de trabajo: Puede ser que las bromas, las historias conmovedoras o las citas motivacionales enviadas de forma puntual puedan alegrarle el día a alguien, pero lo cierto es que el bombardeo diario puede resultar insufrible para los miembros de tu equipo, algo que sucedía con las -ya casi- difuntas cadenas de emails.
  • Incluir un aviso de confidencialidad al final de cada correo electrónico: En todo caso, es más apropiado preguntar o avisar de antemano, antes de enviar la información sensible.
  • Descargar tu ira: Puede que estés enfadado por la mala decisión de un empleado, la falta de profesionalidad o el retraso en un proyecto, pero no debes guiarte por los impulsos. Tómate tu tiempo para redactar un email de reproche, y espera unas cuantas horas antes de darle a “enviar”. De todos modos, causa menos malentendidos hablar en persona.
  • Ser cortante: Apostar por la concisión y irse por las ramas es bueno pero, a no ser que estés hablando con un amigo íntimo, siempre debes utilizar palabras de cortesía como “por favor” y “gracias”. o preservar el trato de usted si la ocasión lo requiere.
  • Faltas de ortografía y errores tipográficos: “Enviado desde mi iPhone”, no es excusa para descuidar tu gramática, tu sintaxis ni tu ortografía. No estás charlando por WhatsApp con amigos ni divirtiéndote en redes sociales: es un correo profesional. Y como tal, su importancia requiere que revises su edición antes de enviarlo, para corregir faltas, no comerte letras ni duplicarlas.
  • Puntuación molesta: Si quieres usar un signo de exclamación, “emplea uno solo para transmitir emoción”, afirma Barbara Pachter, autora de “The Essentials of Business Etiquette”. “La gente a veces se deja llevar y pone un número de puntos de exclamación al final de sus frases.El resultado puede parecer demasiado emocional o inmaduro”, escribe en su libro. En el correo, los puntos de exclamación deben utilizarse con moderación. 
  • Fuentes no profesionales: Es recomendable emplear fuentes, colores y tamaños clásicos sin hacer experimentos extraños ni retornar a la adolescente Comic Sans. La clave reside en que tus correos electrónicos deben ser fáciles de leer para otras personas. En general, lo mejor es utilizar un tipo de 10 o 12 puntos y una fuente de fácil lectura como Arial, Calibri o Times New Roman. En cuanto al color, el negro es la opción más segura”, dice Patcher.
  • Demasiado extenso: La mayor parte de la gente escanea los correos electrónicos, dedicando a su lectura apenas unos segundos, por lo que debes escribirlos de forma sintética, sin párrafos demasiado densos y pesados. En lugar de bloques, son más recomendables las listas numeradas o con puntos, más fáciles de digerir. Con moderación, también puedes enriquecer el texto con negrita o cursiva para destacar conceptos clave en tu email.

Vía | Business Insider

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Sobre el autor

Andrea Núñez-Torrón Stock

Licenciada en Periodismo y creadora de la revista Literaturbia. Entusiasta del cine, la tecnología, el arte y la literatura.

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