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Siete herramientas de gestión de proyectos: de Trello a Podio

Trello en espanol

Nombres como Basecamp, ProofHub Asana, Trello, Teamwork, Podio, Wrike, AtTask, Comindware o Smartsheet son ya bien conocidos por muchos de nosotros. Os explicamos cómo funcionan algunas de estas herramientas de gestión de proyectos.

Llevar a buen término un proyecto profesional no es sencillo: todas esas grandes iniciativas requieren gestionar multitud de tareas, adaptar nuestro tiempo, planificar nuestro trabajo y ordenar los objetivos por prioridades estratégicas. Un sinfín de cometidos que, además de ser moldeados, también han de ser monitorizados en todo momento para asegurar su cumplimiento.

Hay personas que son capaces de llevar a cabo estos procesos de manera mental, casi automática, pero para la mayoría de nosotros no es algo sencillo tener la visión completa del proyecto en nuestra cabeza. Por ello, en los tiempos de la revolución digital, son muchas las herramientas que han tomado el testigo de los planes en papel y las pizarras llenas de diagramas y flujos de trabajo.

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Nombres como Basecamp, ProofHub Asana, Trello, Teamwork, Podio, Wrike, AtTask, Comindware o Smartsheet son ya bien conocidos por muchos de nosotros, que ya usamos estas soluciones para para mejorar la gestión y el seguimiento de toda clase de proyectos. He aquí un repaso a las 7 principales alternativas de este terreno, con sus puntos positivos y áreas de mejora.

Basecamp

Con Basecamp podemos establecer distintos proyectos y añadir tareas a cada uno de ellos, así como asignar dichas tareas a diferentes trabajadores que vayan a estar involucrados en su realización. Esta herramienta permite, además, controlar el período que ha requerido llevar a cabo cada tarea, comprobar las que están finalizadas y enlazar toda clase de documentos, incluso desde el correo electrónico.

ProofHub

Con ProofHub podemos planificar y llevar a cabo distintas tareas de manera efectiva según lo programado. Las personas suscritas a cada tarea reciben recordatorios anticipados sobre los eventos e incluso citas recurrentes, como reuniones, pueden organizarse de forma diaria, semanal, mensual y anual. Como las tareas se pueden asignar a varias personas, es mucho más fácil asignar y distribuir trabajo entre un grupo de compañeros.

De esta manera todos tienen visibilidad sobre sus respectivas tareas en un proyecto. Se pueden asignar etiquetas como en progreso, completadas y de alta prioridad a las tareas, lo que ayuda a planificarlas y hacer un seguimiento de ellas de manera sencilla. Se pueden establecer plazos para las tareas, por lo que se deben realizar en un tiempo determinado. Los colaboradores en un proyecto pueden discutir convenientemente sobre asuntos relacionados con ellos, compartir sus puntos de vista e ideas de manera cómoda, incluso añadiendo imágenes y otro tipo de soportes.

Trello

Trello es una de las opciones más conocidas del mercado: es una herramienta basada en tableros que comprenden una o más listas con nombre para realizar un seguimiento de todas las tareas. El poder de Trello radica en la asignación de varias personas a un mismo panel, además de que permite agregar comentarios a las tarjetas para favorecer discusiones sobre varios temas.

TeamWork

Similar a la anterior, TeamWork es una solución que permite asignar tareas a colaboradores de un proyecto, establecer prioridades en cada tarea o comprobar cuáles de ellas se han resuelto y cuáles están pendientes de finalización. También se pueden incorporar recordatorios y automatizar tareas recurrentes, así como decretar que una tarea concreta es privada y, por ende, oculta al resto de empleados.

Podio

Las personas pueden colaborar con Podio a través de espacios de trabajo que pueden ser abiertos o privados. Las tareas pueden definirse y asignarse a personas interesadas: podremos también configurar recordatorios para saber si las tareas se han completado dentro del tiempo definido y crear tareas recurrentes, compartidas y personales. Los archivos se pueden compartir desde cualquier ubicación remota, de modo que los colaboradores ubicados en lugares distantes tengan más claridad sobre las tareas asignadas a ellos.

Wrike

Lo más destacado de esta herramienta de gestión de proyectos es que las tareas se pueden crear fácilmente a partir de correos electrónicos y se pueden discutir con facilidad. Asimismo, se pueden establecer prioridades para las tareas y éstas se pueden ejecutar de manera programada. Con todo ello, el progreso logrado en un proyecto se puede monitorizar con precisión en tiempo real.

Smartsheet

Llegamos a la última propuesta de esta lista: Smartsheet, una herramienta que permite gestionar tareas simples para conformar grandes proyectos. Al igual que las anteriores, con esta herramienta podremos adjuntar archivos, crear alertas y establecer fechas de vencimiento para cada elemento. También se pueden agregar detalles de estado o notas breves a las tareas para tener una mayor claridad sobre ellas y favorecer la colaboración en tiempo real, incluso desde las apps móviles.

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Sobre el autor

Alberto Iglesias Fraga

Periodista especializado en tecnología e innovación que ha dejado su impronta en medios como TICbeat, La Razón, El Mundo, ComputerWorld, CIO España, Business Insider, Kelisto, Todrone, Movilonia, iPhonizate o el blog Think Big, entre otros. También ha sido consultor de comunicación en Indie PR. Ganador del XVI Premio Accenture de Periodismo, ganador del Premio Día de Internet 2018 a mejor marca personal en RRSS y ganador del European Digital Mindset Award 2019.