Tecnología

¿Sin papel? No, con el necesario

Escrito por Redacción TICbeat

Hoy es el Día Mundial sin Papel, pero el futuro parece estar en la conciliación de los documentos físicos con los digitales.

A pesar de que hoy es el Día Mundial sin Papel, parece cada vez más evidente que una vida sin él no es posible, ni siquiera deseable. En lugar de eso, los expertos nos invitan a que reduzcamos el porcentaje de papel que consumimos en nuestra vida diaria, hasta ubicarlo en una posición desde la que pueda convivir de manera forma práctica y cómoda con lo digital.

Iniciativas como la aplicación para gestionar postits recientemente lanzada por Evernote demuestran que el futuro está en la conciliación de lo offline con lo digital. Precisamente, un estudio realizado por Iron Mountain asegura que la mayoría de las empresas consideran que un porvenir sin papel es algo utópico y no realista.

Solo uno de cada diez oficinistas europeos define su lugar de trabajo como un lugar sin papel. Sin embargo, muchos de los restantes afirma que su empresa fracasa a la hora de gestionar sus documentos y se arriesga a que información confidencial quede a la vista de todos.

Mucho se habla de los peligros de revelar datos confidenciales en mensajes de correo electrónico, pero lo cierto es que el papel también entraña los suyos, sobre todo si no se maneja con cautela. La mitad de los empleados españoles (51,6%) han visto información confidencial o datos de la empresa en sus lugares de trabajo, olvidados en fotocopiadoras, impresoras o encima de mesas. Estos documentos pueden referirse a salarios o comisiones de compañeros (29,5%), datos financieros de la compañía (13%) o informes de rendimiento o valoraciones (10,2%).

 Según los datos de Iron Mountain, casi la mitad de las empresas españolas no cuentan con un archivo central de papel y un 17,3% admite que no ha establecido ninguna directriz para gestionarlo.

Un 8% de los trabajadores encuestados describe su entorno laboral como un “caos de papel”: con documentos apilados por todas partes, que dificultan localizar los papeles que necesitan.

Cada terreno tiene sus propias necesidades: hay empresas en las que no se necesita papel, como la mayoría de las del sector de las TIC; otras en las que cada empleado lo organiza según sus propias necesidades y otras en las que sí existe un sistema centralizado de gestión de archivos, como el sector judicial.

Desde Iron Mountain, su director general, Ignacio Chico, indica que la meta más realista es reducir el papel, para así organizarlo y gestionarlo más eficientemente, en vez de eliminarlo. Una opción es “digitalizar los documentos que se necesitan frecuentemente y almacenar el papel”, señala.

Foto cc: FeatheredTar

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