Tecnología

Qué son los mailrooms virtuales y por qué han venido para quedarse

Entendemos el mailroom como la antigua oficina de correos de una gran corporación o el trabajo que realiza un/a recepcionista todos los días distribuyendo cartas, comunicados y otros documentos entre decenas de casilleros para la posterior recogida por parte de los empleados. Esto, como muchas otras cosas de la vida ha cambiado y sigue cambiando de forma espectacular, podríamos decir.  Seguramente, muchos de nosotros nos sorprenderíamos al conocer que el poder automatizar estas tareas y otras relacionadas puede ayudarnos a mejorar la productividad de la empresa hasta en un 22% por término medio.  Es así, los mailrooms virtuales ya han llegado y están aquí para quedarse.

Antonio Ramírez cuenta con una experiencia de más de 20 años en la industria IT y Ofimática. Actualmente ocupa el puesto de Product Marketing Manager de Konica Minolta en España. Dispone experiencia en varios proyectos internacionales y junto a su equipo actual está desarrollando nuevos mercados y productos en el ámbito de los servicios documentales y software de valor añadido. Más información en http://es.linkedin.com/in/antonioramirez.

El coste de mover documentos

Cuando empecé a averiguar e indagar más sobre este tema, no me podía creer todo lo que podía haber detrás de ello. Y es que mover unas cuantas cartas, documentos, emails y otros de una forma eficiente puede hacer que mi empresa sea más eficiente, más productiva y menos costosa.

En una empresa hay dos vehículos que se utilizan para que se mueva. Los documentos y los procesos. En muchos casos se interrelacionan y en otros no. Que cualquier empresa tenga ambos bien controlados y desarrollados, hace que la empresa sea más eficiente, sea más competitiva. Que la implantación de una gestión documental ayuda a ahorrar hasta un 28% de horas laborales, o que la puesta en marcha de un Workflow o BPM permite tener procesos hasta un 34% más efectivo, son datos reales que he podido comprobar por mí mismo. Es por ello que a una empresa que desee mejorar, no le queda otro remedio que empezar a trabajar en sus documentos y/o procesos.

El mailroom en mi organización

Cada empresa es un mundo, pero si tienen algo en común es que reciben cartas, facturas, albaranes, contratos, memos, expedientes, nóminas, informes, estudios, emails, emails con adjuntos, etc.,  y que gestionar este volumen de información y hacer que llegue a la persona o sistema (ERP, CRM, Base de Datos…) adecuados, en tiempo y manera, es la lucha de muchos de los empleados de nuestras organizaciones cada día. Es por ello que si quiero que este proceso de recoger la documentación, extraer la información que necesito de cada documento en el momento en que la necesito y entregarla a la persona/sistema adecuado en las formas y tiempos deseados sea ágil, debo empezar a pensar en disponer de un servicio de mailroom virtual capaz de hacer esto mismo.

El futuro de una organización pasa por automatizar la documentación. No podemos automatizar todos los documentos, por supuesto. No nos volvamos locos y pensemos que todo puede ser automático. Hay que tener en cuenta que existen tantos tipos de documentos o informaciones a extraer de ellos, como estrellas en el universo. Controlar todo es imposible, sin embargo en este tema, como en muchas cosas de la vida se cumple la regla del 80/20. Ya que el 20% de los documentos consumirán el 80% del tiempo o conllevarán el 80% de la facturación de la empresa o el 80% de otra cosa. En estos casos, que son muchos y todas las organizaciones los tienen, podremos establecer procesos automáticos vía software, que gestionen los documentos en cuestión y puedan hacer que éstos y su información llegue a donde corresponda, permitiendo así que los procesos sigan, pero en menos tiempo y más barato.

Montar un mailroom virtual en mi empresa

Cuando entendí la importancia del mailroom virtual en una empresa, me pregunté cómo poder crear uno y encontré que la respuesta no era simple. Por desgracia no basta con irme a una tienda de informática y comprar un paquete ad hoc. No existe tal cosa (bueno tengo que decir que algo hay por la nube, pero poco eficiente o muy referido a procesos o documentos muy, pero que muy concretos, y lo que es peor, soy yo el que me tengo que adaptar a ellos y no ellos a mis necesidades).  Un mailroom en una organización debe ir creciendo, de forma que cumpla con las necesidades de la empresa, pero debe  hacerlo paso a paso. Quizás empezar por un sistema capaz de leer facturas y realizar el asiento en el ERP (SAP, Navision, JDE, etc.) de turno, pueda ser un buen comienzo y demuestre un retorno de la inversión rápido al ahorrar muchas horas laborales de introducción de datos, o quizás establecer un sistema automático y con auto-aprendizaje de clasificación de documentos y distribución a las personas adecuadas sea adecuado. Esto es algo que cada empresa debe determinar dejándose asesorar por las compañías expertas en este mundo. No obstante sí me atrevería a indicar que el patrón de toma de decisión de implantar un mailroom debería seguir siempre estos puntos:

1 – Proceso que me dé un mayor retorno de la inversión en mano de obra.

2 –  Proceso que más ayude a automatizar tareas pesadas.

3 – Proceso que signifique una relación inversión/retorno adecuados.

Sobre el autor de este artículo

Antonio Ramírez

Antonio Ramírez cuenta con una experiencia de más de 20 años en la industria IT y Ofimática. Actualmente ocupa el puesto de Product Marketing Manager de Konica Minolta en España. Dispone experiencia en varios proyectos internacionales y junto a su equipo actual está desarrollando nuevos mercados y productos en el ámbito de los servicios documentales y software de valor añadido.