Tecnología

Ocho errores típicos en nuestros emails de trabajo

Escrito por Redacción TICbeat

Cada segundo se envían 1.600 millones de emails; sin embargo, todavía no hemos aprendido algunos trucos para hacerlos más eficaces.

El 9 de octubre de 1874 se fundó la Universal Postal Union en la ciudad suiza de Berna. Por eso, tal día como hoy se sigue celebrando el Día Internacional del Correo, una conmemoración que mira cada vez menos a los buzones, los sellos y los sobres, y cada vez más a las bandejas de entrada virtuales.

El correo electrónico es, actualmente, la herramienta de comunicación por excelencia (cada segundo se envían más de 1.600 millones de emails); sin embargo, no es, ni de lejos, tan eficaz como debería. Para empezar, el 70% de esos 1.600 millones de mensajes son spam o correo basura.

El proveedor de servicios cloud Acens ha elaborado una lista con los ocho errores que, con más frecuencia, le restan eficacia a nuestro uso profesional del correo electrónico.

1. Hay que definir qué uso daremos al correo electrónico . Según Acens, es importante “hacer un diagnóstico de las necesidades de cada empresa para determinar qué solución resuelve mejor su problemática”.

2. El correo electrónico no es la única herramienta de comunicación. La empresa especialista en servicios cloud recuerda que hay muchas situaciones en las que es preferible utilizar otras vías de comunicación, como por ejemplo, las redes sociales corporativas, un sector que ahora mismo empieza a despuntar.

3. Hay que preparar una estrategia multicanal que permita abrir otras vías por las que podamos recibir feedback de clientes y socios. Acens se refiere a las webs, los microsites, las redes sociales y los eventos.

4. Sí se le pueden poner puertas al spam. Si siete de cada diez correos electrónicos son basura y uno de cada diez esconde algún tipo de malware, es necesario incorporar soluciones de filtrado de correo no deseado. Ayudará a nuestra productividad.

5. Hay que hacer copias de seguridad, puesto que cada vez almacenamos información más valiosa en nuestro buzón de correo electrónico. Acens señala varias alternativas para hacerlas y rescatarlas si es preciso, como los servicios de almacenamiento en la nube o de disco duro virtual.

6. La alta penetración de los smartphones en la sociedad actual hace que sea una locura no aprovechar las ventajas del correo móvil. Según ExactTarget, el 90% de los usuarios de teléfonos inteligentes acceden a la misma cuenta de correo tanto desde su móvil como desde su ordenador. Lo más acertado, por tanto, es usar aplicaciones que permitan sincronizar las cuentas de email corporativos.

7. El gran volumen de correos electrónicos que cada hijo de vecino recibe a diario implica un alto nivel organizativo por su parte. Pero para ello es necesario conocer bien las funcionalidades de cada aplicación de correo, así como usar las carpetas de organización, etiquetar los correos y, por supuesto, hacer revisión y limpieza con frecuencia.

8. Evitar los mails impulsivos. Acens recomienda pensar dos veces antes de pulsar el botón de responder. ¿Por qué? Porque a lo mejor se nos ha olvidado el adjunto, porque puede que no hayamos terminado de redactar bien el correo, porque igual hemos malinterpretado lo que nos decían… o porque quizá resolvamos lo mismo pero en menos tiempo mediante una llamada telefónica.

Foto cc: SustainUS

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