Tecnología

Gestores de tareas: la clave para hacer que las cosas pasen y no queden en el olvido

Escrito por Oswaldo Álvarez

He aquí algunas propuestas tecnológicas para gestionar mejor nuestras tareas de forma que no se nos quede ninguna sin hacer.

¿Cuántas veces les ha pasado que tienen que hacer algo y simplemente se les olvida? ¿Cuántas veces le solicitan algo a alguien y debemos estar recordándole que lo debe terminar? ¿No les ha pasado que cuando hablan con un amigo o compañero de trabajo y le dicen “¿qué ha pasado con lo que tenías que terminar?”, les responden “¡¡¡SE ME OLVIDOOÓ!!!”. Pues para esto existen muchas soluciones y aquí nombraremos algunas de ellas.

Los gestores de tareas son aplicaciones que están en la web o instaladas en su ordenador, que le permiten tomar notas de todas las tareas que hay que realizar. La mayoría tiene la funcionalidad de que podamos poner una fecha tope para realizar dichas tareas y así mantener un ritmo de ejecución continuo y no dejar pasar nada, pero ¿qué pasa cuando las tareas que hay que hacer las debe realizar un amigo o compañero de trabajo e incluso novios/as esposos/as? Para estas ocasiones es necesario una herramienta con la que podamos ser sociales, es decir que no solo una persona interactúe con la herramienta.

Si nos vamos al ámbito laboral es muy común que las cosas se olviden, entran nuevas prioridades y las actividades que se habían planificado en un principio quedan en el limbo porque nuevas y “más importantes” actividades están entrando a la ejecución actual. Otro dolor de cabeza es hacerle el seguimiento a las mismas. Entre decenas de correos al día el flujo de la información es engorroso y buscarlo o consolidarlo entre múltiples  documentos, que tienen el contenido para el soporte de la ejecución de la tarea en muchos lados (emails, en la nube, archivos locales, archivos distribuidos) siempre resulta en la necesidad de llamar a alguien para solicitar la información o decirle que no encuentras el correo electrónico, etc.

Imagínense que todo esto suceda mientras  el equipo está en crecimiento y aparte se trabaja a distancia; ya todo se está volviendo un infierno y nadie sabe con quién cuenta, si está disponible alguien y a varias personas se les olvida que tenía que hacer algo. Yo esto lo veo como una industria que en todo su proceso tuvo una materia prima que no pasó por varios puntos importantes, lo cual desencadena un  producto final que siempre va a tener defectos.

Oswaldo Álvarez (@ozalvarez) es cofundador y CTO de Wind2share, la red social de negocios. Es un emprendedor con más de diez años de experiencia en la web e Internet apasionado por las startups, siendo su especialidad el desarrollo de software, Internet marketing y la planificación estratégica.

 

 

La solución a este infierno es tener una aplicación que permita almacenar todas las tareas pendientes de cada persona y que además sea social. Cada vez que se requiera hablar, preguntar o argumentar sobre alguna tarea que se haga sobre un entorno organizado,  la misma  le notificará a las personas que le hacen seguimiento a la tarea y permitirá que sea distinto a mandar un correo electrónico. Es necesario que cuando se vea la tarea se vea todo el historial de lo que se ha hablado acerca de ella y los impedimentos y soluciones que se han brindado.

En cuanto a las herramientas y aplicaciones les vamos a nombrar alguna de ellas:

Asana

Es una herramienta online que con solo ir a su web ya se puede comenzar a disfrutar. Es totalmente social y a partir de que haya 30 personas colaborando es gratis. Permite organizar todo tipo de vida y trabajo, es superpoderosa, fácil de usar, rápida y elegante mientras que las aplicaciones móviles para IOS y Android son un poco lentas y no tienen toda la majestuosidad de la aplicación web. De todas maneras, es una herramienta muy completa y periódicamente la están actualizado con nuevas funcionalidades y mejoramiento en su rendimiento

Astrid

Es también muy completa aunque la aplicación web de Asana es mucho más poderosa , sin embargo las aplicaciones web para IOS y Android son mucho más completas con Astrid , así que para las personas que les interesa la movilidad y configuran tareas más tiempo cuando no están al frente de un computador, quizá esta herramienta es mejor.

Outlook

Muy conocida dentro de la suite de Office de Microsoft con la gran desventaja de que NO es social y se almacena localmente en el ordenador, de tal manera que si tienen que agregar algo por la noche, ya acostado y con el PC en la oficina, pues le tocará usar papel y lápiz. Aparte de que es de pago porque hay que tener la suite de Office instalada.

Google Task

Es la herramienta de control de tareas de Google y  es bastante básica. NO permite la interacción social. Esta es usada para actividades muy sencillas y personales.

Foto cc Sauceb

Sobre el autor de este artículo

Oswaldo Álvarez

Oswaldo Álvarez es Co-Fundador y CTO de wind2share, la red social de negocios. Es un emprendedor con más de 10 años de experiencia en la web e internet apasionado por los Start-ups siendo su especialidad desarrollo de software, internet marketing y planificación estratégica.