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G Suite ‘vs’ Office 365: ¿cuál es la mejor suite de productividad en la nube?

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Analizamos las ventajas y desventajas de las dos principales propuestas de correo electrónico, colaboración, videoconferencia grupal y edición de documentos en la nube: Office 365, de Microsoft, y G Suite, de Google.

Sea cual sea la empresa, sea cual sea su sector de actividad, existe una serie de herramientas fundamentales que a buen seguro comparte con el resto de compañías del planeta.

Hablamos de las soluciones de productividad, como el correo electrónico, los procesadores de texto o las aplicaciones para crear hojas de cálculo o presentaciones animadas.

Todos necesitamos de esta clase de programas para trabajar y cada día son más las organizaciones que optan por llevar esta clase de soluciones -poco críticas para el negocio y fácilmente commoditizables– a la nube.

A favor de esta alternativa se encuentra el coste (mucho menor que contar con recursos físicos propios dedicados a una tarea de tan poco valor, pese a su necesidad universal), la seguridad (al no requerir la instalación de programas en miles de ordenadores y smartphones, con su consiguiente problemática a la hora de tenerlos todos actualizados y securizados) o de gestión (al no requerir configuración alguna más que su mera contratación, sin necesidad de que lo haga un profesional informático).

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Entre los distintos proveedores que ofrecen suites de productividad en la nube, dos son los nombres que se nos vienen a la mente de inmediato: Office 365 (la versión cloud de su homónima para escritorio, traído de la mano de Microsoft) y G Suite (antiguamente conocida como Google Apps, la propuesta nativa para este entorno del gigante de Internet).

Ambas compañías ofrecen aplicaciones similares y precios muy parecidos, por lo que a veces resulta extraordinariamente complicado escoger la mejor alternativa para nuestro negocio.

En este artículo tratamos de arrojar algo de luz sobre las ventajas y desventajas de Office 365 y G Suite para ayudarte a tomar la decisión correcta.

La interfaz del e-mail

La antigua suite Google Apps es una de las alternativas más de moda en estos tiempos. Su carácter pionero a la hora de subir a la nube la productividad empresarial le ha hecho gozar de una enorme popularidad, pero sin duda su principal activo es la familiaridad de que los usuarios gozan al utilizar su correo electrónico.

No en vano, la bandeja de entrada de G Suite es exactamente igual en apariencia a la de nuestro amado Gmail, con lo que el tiempo de adaptación a estos entornos es mínimo, especialmente para las generaciones más jóvenes.

Por el contrario, con Office 365 el punto de entrada al correo electrónico es Outlook, con un diseño también muy cuidado pero menos familiar para una gran masa de personas.

Almacenamiento

Tanto en el caso de G Suite como de Office 365 gozaremos de una amplia capacidad de almacenamiento en la nube.

En ese caso, Microsoft OneDrive vence con claridad a Google en el caso del paquete más básico (1 Tb frente a 30 Gb), aunque los de Mountain View llegan a ofrecer almacenamiento ilimitado en sus propuestas más avanzadas.

Por otro lado, hemos de tener en cuenta que Google Drive contabiliza nuestros correos electrónicos (y sus archivos adjuntos) como ocupantes de ese mismo espacio, con lo que tenemos que tener cuidado a la hora de guardar mails sin control hasta que la bandeja de entrada reviente por todos los costados.

Por el contrario, Outlook cuenta con un espacio de 50 Gb dedicados, al margen del terabyte que tendremos disponible para el resto de archivos que queramos subir a la nube.

Ofimática

Y si en la funcionalidad de correo electrónico es Google la gran vencedora, las tornas se invierten cuando nos centramos en las herramientas de ofimática, como el procesador de textos, de hojas de cálculo o de presentaciones. Aquí Microsoft es imbatible, con todo el poder, rendimiento y capacidades de Word, Powerpoint y Excel a la nube.

Su rival, en cambio, apenas ofrece unas soluciones simples, con una notable carencia de posibilidades a la hora de personalizar documentos o acceder a características avanzadas.

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Igualmente, Microsoft Office 365 goza a su favor con un importante activo: el poder ser instalado de forma local en los equipos de los trabajadores. De esta forma, los empleados pueden acceder a los programas de toda la vida y, cuando estén conectados a Internet, trabajar de forma colaborativa con el resto de la organización.

Por el contrario, G Suite es un poco complicado a la hora de trabajar en modo offline, ya que tendremos que activar la funcionalidad o extension correspondiente siempre y cuando utilicemos el navegador Google Chrome.

Y, además, existe otra ventaja clara que decanta la balanza hacia el lado de Microsoft: la compatibilidad con los formatos tradicionales de Office. Si bien G Suite permite abrir, editar y exportar documentos con extensiones como .doc, .docx o .ppt, lo cierto es que el sistema no respeta literalmente los estilos ni el formato de origen, con lo que la experiencia puede ser realmente desagradable y hacernos perder mucho tiempo tratando de volver a poner en orden el diseño original.

Videoconferencias en grupo

Tanto Office 365 como G Suite ofrecen sus respectivas soluciones de videoconferencia en grupo, Skype y Hangouts. Pero, de nuevo, Microsoft gana esta particular guerra: Skype permite conectar hasta 250 personas en una misma conversación, frente al límite aparentemente escaso de 25 usuarios simultáneos de Hangouts.

Asimismo, la calidad de llamada y la usabilidad de la contrastada plataforma de videoconferencia adquirida por los de Redmond están a años luz de lo que puede ofrecer hoy por hoy Hangouts.

El precio

La pregunta del millón es el coste de cada una de estas propuestas de productividad en la nube. Pues bien, la realidad es que los precios son bastante similares, con una ligera ventaja para G Suite, especialmente en el segmento más modesto.

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Así pues, en el caso de Google encontramos el plan básico por 4 euros al mes (con 30 Gb de almacenamiento), mientras que las ediciones Business y Enterprise ascienden a 8 y 23 euros al mes, respectivamente, con notables descuentos si nos comprometemos durante un año completo.

Hablando de Office 365, el precio asciende a 5,10 euros por usuario y mes (4,20 euros con compromiso anual), con sus versiones Empresa y Empresa Premium rondando los 10,70 y 12,70 euros mensuales respectivamente, que pueden rebajarse a 8,80 y 10,5 si nos atamos durante un curso completo. En ambos casos hemos de sumar el coste del IVA a estas cantidades.

Sobre el autor de este artículo

Alberto Iglesias Fraga

Periodista especializado en tecnología e innovación que ha dejado su impronta en medios como TICbeat, La Razón, El Mundo, ComputerWorld, CIO España, Kelisto, Todrone, Movilonia, iPhonizate o el blog Think Big, entre otros. También ha sido consultor de comunicación en Indie PR. Ganador del XVI Premio Accenture de Periodismo y Finalista en los European Digital Mindset Awards 2016 y 2017.