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Consejos para organizar tu correo electrónico

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Escrito por Ana Muñoz

No saber gestionar una gran cantidad de correos electrónicos puede llegar a ser un problema. Por eso, hoy te mostramos una serie de consejos para organizar tu e-mail.

Un usuario común recibe una media de 147 correos electrónicos al día, y pasa unas dos horas gestionándolos.

Desafortunadamente, no todos nosotros disponemos de tanto tiempo para dedicarle y, en ocasiones, esto puede suponernos un problema. De hecho, hay a quien no le importa tener miles de e-mails en su bandeja de entrada.

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Sin embargo, esto no es del todo “sano” para tu trabajo. Y es que hay que saber organizar nuestro e-mail, ya que así seremos más productivos en nuestro día a día.

Para ayudarte con esta tarea, te mostramos una serie de consejos para que aprendas a gestionar mejor tu correo electrónico.

1. Apaga las alertas de correo

correo electronico notificaciones

A menos que, por motivos laborales, tengas que contestar a todo el mundo al minuto de recibir un correo, lo mejor que puedes hacer es apagar las alertas de tu bandeja de entrada. Y es que esto juega en contra de tu productividad.

De acuerdo con un estudio de la Universidad de Loughborough, tardamos una media de 64 segundos en recuperar por completo la concentración una vez abrimos un e-mail, lo que impide realizar una tarea completa en el tiempo más óptimo si tienes que estar mirando tu correo continuamente.

Tienes que tener en cuenta que la mayoría de los e-mails que recibimos no requieren una respuesta inmediata, por lo que te proponemos que mires estos mensajes dos o tres veces al día para que no perturbe tu concentración.

2. Evita ser impulsivo

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Un usuario común borra una media de 71 e-mails de los 147 que recibe diariamente, lo que le supone unos 5 minutos.

Si hacemos unas cuantas operaciones matemáticas, esto le lleva unas 24 horas al año. Sorprendente, ¿Verdad? ¡Desperdicias un día entero de tu vida borrando e-mails que no te interesan!

Para que recuperes algo de tiempo, te recomendamos echar un vistazo a este tutorial, que te permitirá desuscribirte de todas esas listas de mailing a las que estás apuntado y no sabes por qué. Te prometemos que no tardarás más de 5 minutos.

3. Aprende a bucear en tu correo

e-mail

Muchos son los que reniegan de la opción de archivar correos por miedo a que luego no sean capaces de encontrar un e-mail. Sin embargo, en Gmail esto no implica que estés eliminando un mensaje, sólo lo estarás moviendo de carpeta.

Localizar un correo a día de hoy es más fácil que nunca si das con las palabras clave. Nosotros te recomendamos organizar tu correo por clientes, sectores o e-mails de otros compañeros de tu empresa, aunque todo depende del tipo de trabajo que desempeñes.

4. Organiza tu bandeja de entrada

Esto te quitará un gran peso encima, aunque al principio te suponga un verdadero quebradero de cabeza.

Por ejemplo, puedes empezar a mover todos aquellos correos que superen los 30 días y que no hayas vuelto a revisar. Recuerda que no los estás eliminando, sólo los estás moviendo de carpeta. Por supuesto, si crees que alguno es inservible a día de hoy…¡No tengas miedo y bórralo!

5. Sanea tu bandeja de entrada

correo programar

Aquí debes dejar sólo los mensajes que necesiten tu máxima atención. Varios estudios demuestran que sólo podemos atender a siete cosas a la vez, por lo que te recomendamos no tener más de este número de correos en tu bandeja principal.

Esto te resultará especialmente útil a la hora de focalizar tu esfuerzo.

Como no será posible para muchos de nosotros, os recomendamos echar un vistazo a Boomerang, una extensión para Gmail que nos permitirá programar envíos. Así, podremos gestionar posteriormente todos aquellos e-mails que no requieren mucha atención para que nos lleguen en otro momento de la semana (donde estaremos más despejados).

Sobre el autor de este artículo

Ana Muñoz

Licenciada en Periodismo. Tecnoadicta, apasionada por los wearables y las pelis de superhéroes.