Tecnología

Cómo organizar un hackathon en solo 10 sencillos pasos

Este es un sencillo proceso de 10 pasos para organizar, dotar de contenido y, finalmente, celebrar un hackathon exitoso en nuestra organización, ya sea interno o con partners y programadores externos.

Corrían los años 2000, los del despegue de Internet como telón de fondo hegemónico en nuestras vidas, cuando grupos de desarrolladores de software comenzaron a congregarse en una nueva categoría de eventos. Se trataba de encuentros que duraban desde una tarde hasta varios días y en los que estos programadores resolvían un determinado reto o proponían disruptivas ideas que se salían de lo que se esperaba de ellos en las empresas.

Eran los primeros hackathones, citas donde la innovación en estado puro, el trabajo en equipo y la mente abierta sobresalían por encima de las rígidas normas de las empresas, lo tedioso del día a día o las restricciones técnicas a las que los desarrolladores estaban acostumbrados. En un hackathon, la única regla es conseguir una prueba de concepto (POC) al final del tiempo acordado.

Más allá del carácter lúdico de esta clase de iniciativas -y sus consiguientes efectos sobre la moral de los empleados y la reputación de la marca-, las empresas vieron también numerosos beneficios en los hackathones a nivel de negocio: exploración de nuevas tecnologías sin riesgo, descubrimiento de potenciales áreas de negocio, integración de metodologías o herramientas más ágiles en los procesos de trabajo, etc. Eso siempre que hablemos de hackathones internos de las corporaciones, porque también los hay externos. En ellos, programadores independientes o de otras compañías colaboran para dar rienda suelta a su imaginación, lo cual contribuye a fortalecer el ecosistema en torno a nuestra marca y a consolidar posibles relaciones futuras en los segmentos que se exploran durante el evento.

El hackathon, un método útil de brainstorming para tu compañía

Cada vez son más los hackathones que se celebran en todos los países del mundo y en toda clase de compañías, principalmente del ámbito TIC. Entre las firmas que ya están abonadas a esta forma de innovar encontramos nombres tan conocidos como Netflix, Facebook, IBM o Google. Y todas ellas han pasado por el siguiente proceso de 10 pasos para organizar, dotar de contenido y, finalmente, celebrar un hackathon exitoso:

1. Presentar el plan a la dirección

El primer paso para dar vida a un nuevo hackathon es conseguir que pase todas las aprobaciones necesarias en los consejos de dirección de nuestra compañía. Dado su carácter disruptivo, muchos ejecutivos de la vieja escuela no entienden esta clase de propuestas y tienden a pensar que son una pérdida de tiempo o, en el mejor de los casos, una forma de motivar al personal pero sin valor añadido para el negocio.

El objetivo de nuestra presentación ante la dirección será rebatir dichas ideas preconcebidas, defendiendo la innovación que puede surgir de la libertad dada a los desarrolladores y una meta clara y concreta. Igualmente, deberíamos incluir expectativas o previsiones de alcance en audiencia, así como las posibles relaciones que podríamos establecer con personal o partners externos. Y, por supuesto, deberemos conseguir el máximo presupuesto posible para crear un evento lo más ambicioso, entretenido y atractivo posible.

2. Planificación

Una vez conseguido el OK de la dirección, comienza la preparación propiamente dicha del hackathon. En este momento es cuando deberemos establecer cuál es el objetivo concreto de la cita y cómo articularlo en retos más pequeños si fuera posible. A la hora de decidir el final del hackathon, hemos de tener en cuenta que a los típicos problemas de nuestra empresa deberíamos añadirle algún componente social, dado que siempre motiva e inspira más a los trabajadores que si hablamos únicamente de un desafío técnico o comercial.

3. Elegir bien la fecha

Por supuesto, resultará clave en el éxito o el fracaso del hackathon la fecha que escojamos para celebrar nuestro hackathon. Hacerlo entre semana tiene un punto a favor si hablamos de citas internas de las empresas (ya que no restamos tiempo libre a los trabajadores) pero va en contra de la conciliación laboral de aquellas personas con hijos o asuntos que resolver en sus horas después de la oficina. Hacerlo en jueves-viernes tiene a su favor la mejor conciliación de empleados y personas ajenas a la corporación, mientras que el fin de semana es la opción más adecuada si queremos involucrar a estudiantes universitarios o dotar al evento de un carácter más lúdico.

4. Crear expectación

La clave en un buen hackathon pasa por tener equipos de trabajo diversos, talentosos y motivados. Para ello, la gestión de la expectación previa es crucial. Nuestra labor como organizadores no consiste únicamente en dar a conocer la celebración del evento, sino también explicarle a los futuros participantes las ventajas y principales hitos del hackathon, así como destacar los premios o potencialidad de desarrollo que tendrán las ideas plasmadas en la cita.

Incluso, para involucrar más a los participantes en esta particular aventura, podremos pedirles feedback e ideas para perfilar los detalles del evento, tanto de manera formal como informal. Evangelización bidireccional, que suele denominarse.

5. Documentación previa

Con el fin de hacer lo más productivo posible el hackathon, tendremos que facilitarle documentación previa a cada uno de los equipos. Entre esa documentación debemos incluir el hito a solucionar, la base de datos o los recursos disponibles para ello, hipotéticos límites o requisitos específicos (como criterios medioambientales, de seguridad o éticos) y algunas ideas de proyectos similares en esa área.

En el caso de que se trate de un hackathon libre, sin un propósito determinado, también tendremos que facilitar determinada información, como el tiempo disponible o las capacidades técnicas que tendrán a su alcance. En cualquier caso, se trata de ayudar a los participantes a estructurar mejor su labor y que puedan organizarse más rápido una vez lleguen al evento.

6. Espacio

Cualquier lugar vale para hacer un hackathon, pero hay espacios y espacios. La opción más económica y sencilla es hacer el evento dentro de las instalaciones de nuestra empresa, pero no obtendremos los beneficios inherentes a romper con la rutina ni ofrecer una experiencia diferencial a los participantes.  Igualmente, y salvo que tengamos una gran oficina, es difícil que encontremos un espacio idóneo para los requisitos de un hackathon al uso.

En ese sentido, lo más idóneo es buscar un espacio donde podamos disponer de varios asientos para todos los asistentes, en una planta abierta donde sea fácil moverse y colaborar. El espacio también debe tener una suerte de escenario o atril -con proyector, pantalla y micrófono-  desde el que dar indicaciones, así como baños y espacios para la relajación (y en el caso de hackathones de 24h o más, espacios para dormir). También necesitaremos un lugar diferente para comer y tomar algo, así como una instalación de WiFi perfectamente capaz de afrontar altas demandas de tráfico de forma prolongada y enchufes por doquier.

7.  Comida

Catering más elaborados, pizzas, hamburguesas, barra libre de ensaladas… Da un poco igual lo que proporcionemos, pero no puede entenderse un hackathon sin comida gratis (y bebida, claro está, pare rehidratarse ante tanto esfuerzo).

8. Gestión de los grupos

Un hackathon es un gran momento de fomentar el trabajo en equipo, porque la unión de perfiles diversos con capacidades distintas y formación de lo más variada es la única manera de superar los retos que planteemos. Para ello, la selección y distribución de los perfiles es clave, por lo que debemos mezclar a todos los participantes de forma que en todos los grupos (de unas 4-6 personas) haya profesionales con distintos grados de experiencia (jóvenes y veterano) y puestos (informáticos, diseñadores de UX, marketing, comerciales…)

9. Mentoring y tareas

En ocasiones, especialmente cuando los hackathons van dirigidos a profesionales sin experiencia o estudiantes universitarios, los grupos pueden estar tutelados por un gerente de la empresa o profesor cualificado. Esta persona, sin involucrarse ni participar directamente en el proyecto desarrollado por el equipo, se encargará de resolver dudas concretas, inspirar a los participantes y coordinar al grupo cuando detecte que la inexperiencia les impide afrontar correctamente sus tareas.

10. Ganadores

Finalmente, lo único que queda es determinar cómo y cuántos ganadores serán elegidos. Podemos optar por una votación popular o el análisis de un jurado profesional. Igualmente, podemos apostar por un único premio al mejor proyecto o por distintos galardones en función de metas de menor calado (mejor app, mejor experiencia de usuario, etc.) o por el mérito del equipo (al más diverso, al que mejor trabaja en equipo, al que haya hecho la mejor presentación, etc.).

Sobre el autor de este artículo

Alberto Iglesias Fraga

Periodista especializado en tecnología e innovación que ha dejado su impronta en medios como TICbeat, La Razón, El Mundo, ComputerWorld, CIO España, Business Insider, Kelisto, Todrone, Movilonia, iPhonizate o el blog Think Big, entre otros. También ha sido consultor de comunicación en Indie PR. Ganador del XVI Premio Accenture de Periodismo, ganador del Premio Día de Internet 2018 a mejor marca personal en RRSS y finalista en los European Digital Mindset Awards 2016, 2017 y 2018.