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Cómo lidiar con la sobrecarga de correos electrónicos en nuestro día a día

9 claves para escribir mejores emails en frío

Utilizar la firma del correo para canalizar los e-mails hacia otros formatos, usar plantillas, establecer horarios para leer el correo o prohibir las notificaciones son sólo algunos consejos para gestionar de forma más eficiente los cientos de e-mails que recibimos a diario.

Varios informes a escala mundial reflejan que un trabajador de oficina recibía de media unos 150 correos electrónicos al día en 2008, mientras que ahora esa cifra se ha más que duplicado (contando tanto mails profesionales como personales y comunicaciones comerciales). Muchos podrían pensar que eso es reflejo de la mayor facilidad para comunicarnos por canales digitales, pero la realidad es que este mecanismo ha acabado por convertirse en un auténtico lastre a la productividad de las compañías.

Las organizaciones no han tardado en darse cuenta de este problema, promoviendo distintas iniciativas para reducir la carga de tiempo asociada a la lectura y respuesta de emails.

Como ya os hemos contado en TICbeat, se ha dinamizado el uso de plataformas colaborativas y la adopción de metodologías más ágiles para la gestión de los flujos de comunicación dentro de las empresas. Pero nada de eso ha servido para contrarrestar este fenómeno: el e-mail sigue siendo la forma de comunicación favorita de los españoles, más que WhatsApp, según un reciente estudio. Incluso entre los millenials esta vía sigue siendo muy interesante para las marcas: casi 9 de cada 10 millennials prefiere el email como canal de marketing.

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Por eso cabe replantearse no sólo la cantidad de correos electrónicos que debemos gestionar cada día, optando por canales paralelos y más eficientes, sino también nos obliga a una reflexión profunda en la forma en que manejamos nuestra bandeja de entrada, visualizamos nuestros e-mails o respondemos a nuestros contactos.

He aquí cinco fórmulas distintas para hacer que esta pesadilla se convierta en un sueño algo menos duro:

1. Centralizar los correos electrónicos

como tener mejores respuestas en tus correos

Si les preguntamos, a buen seguro que muchos de nuestros lectores cuentan con más de una dirección de correo electrónico. Además, no es nada malo: tiene sentido que poseamos un perfil de e-mail personal, otra profesional y quizás otra destinada a recibir comunicaciones comerciales o de marketing. Incluso hay quienes poseen otras para gestionar sus redes sociales o para coordinar determinados departamentos o eventos puntuales.

Esta amplia amalgama de bandejas de entrada provoca que debamos iniciar sesiones en diferentes sesiones pero, lo más importante, es que psicológicamente nos obligamos a revisar todos estos correos de forma frecuente. Cada vez que lo hacemos, incluso si no es necesario porque apenas se actualizan, lo que hacemos es perder tiempo y energía mental, asegura el experto Graham Jones, psicológico especializado en comportamientos digitales.

Centralizar las bandejas en un único servicio es fundamental, de modo que podamos consultar todo lo que nos llegue de un solo vistazo y sin tener que entrar en distintas plataformas. O, en caso de que prefiramos seguir utilizando una interfaz concreta, lo que podemos hacer es establecer filtros que nos reenvíen los correos entrantes a una bandeja determinada en nuestro proveedor favorito, como Gmail.

Establecer horarios para leer el e-mail

Otra de las razones por las que nos enfrentamos a una sobrecarga de correos electrónicos es que tendemos a revisar con más frecuencia de la debida nuestras bandejas de entrada. O lo que es peor: tenemos activadas las notificaciones ante nuevos e-mails, que interrumpen nuestra actividad diaria y nos ‘obligan’ psicológicamente a leerlo al instante. Nuestro cerebro se acostumbra a esta suerte de “atención permanente” al correo electrónico, lo cual nos hace perder mucho tiempo ya no sólo consultando cada mail que recibimos, sino en volver a concentrarnos en nuestras tareas después de su lectura.

La solución a este problema es obvia: desactivar las notificaciones y alertas, cerrar la ventana web del correo electrónico y forzarnos a no leer nuestros correos electrónicos más allá de unas ventanas temporales fijadas previamente. En ese sentido, un análisis matemático del uso del correo electrónico demostró que revisar los emails entre dos y cuatro veces al día era el modelo más productivo, mientras que otras investigaciones resaltaban que revisar los correos electrónicos menos de tres veces al día provocaba una disminución significativa en los niveles de estrés, lo cual también hace aumentar la productividad del trabajador.

Usar plantillas

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Otro los problemas más habituales y que lastran nuestra productividad es que tendemos a escribir repetidamente las mismas cosas una y otra vez, textos estándar como “recibido”, “conforme” o “confirmo la reunión”. Son mensajes de lo más coloquiales, frecuentes y fácilmente identificables, que nos hacen perder preciados segundos en cada respuesta.

Algunos servicios como Gmail ya permiten incorporar respuestas automáticas en función del contenido de los mensajes y, en caso de utilizar otros proveedores, existen herramientas como PhraseExpander para incorporar plantillas personalizadas para los procesos de trabajo de nuestra compañía, algunos de ellos permitiendo completar frases predefinidas con tan solo comenzar a teclear.

Programar los correos electrónicos

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Otra de la causa de que recibamos correos electrónicos de forma frecuente, interrumpiendo nuestra actividad laboral diaria, es que nuestros contactos tienden a responder a nuestros propios mails. Entonces, ¿qué sucedería si programamos los envíos de correos electrónicos para que lleguen justo cuando tenemos planeada una revisión de nuestra bandeja de entrada?

Por ejemplo, podemos revisar el correo electrónico a primera hora de la mañana y contestar a todos los mensajes necesarios, pero programar su envío para una hora antes de la segunda ventana establecida para leer los correos, en torno a mediodía. De esta forma podremos reducir de forma dramática el número de emails que recibiremos a lo largo de la mañana y tendremos las respuestas justo en el momento en que podremos leerlas sin perder tiempo innecesario.

Uso inteligente de las firmas

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La mayoría de las firmas de correo electrónico solo incorporan un mensaje del tipo “Saludos cordiales” junto con algunos detalles de contacto. Sin embargo, ¿quieres que todos te contacten de la misma manera? ¿Te gustaría recomendarles que visiten una página web específica para dar seguimiento a su conversación anterior por correo electrónico?

Los proveedores más habituales como Outlook o Gmail ya permiten múltiples firmas en función de la dirección de correo electrónico desde la que se envía, pero existen herramientas más avanzadas como Wisestamp que facilitan esta labor y nos permiten redirigir los flujos de trabajo hacia canales fuera del correo electrónico, como el teléfono, un formulario frecuente o una web de preguntas frecuentes.

Sobre el autor de este artículo

Alberto Iglesias Fraga

Periodista especializado en tecnología e innovación que ha dejado su impronta en medios como TICbeat, La Razón, El Mundo, ComputerWorld, CIO España, Kelisto, Todrone, Movilonia, iPhonizate o el blog Think Big, entre otros. También ha sido consultor de comunicación en Indie PR. Ganador del XVI Premio Accenture de Periodismo y Finalista en los European Digital Mindset Awards 2016 y 2017.