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BPM: ¿qué aporta a las empresas?

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Escrito por Autor Invitado

¿Tiene tu compañía un buen sistema de gestión empresarial implantado o se encuentra obsoleto y se le podría sacar mayor beneficio? BPM brinda flexibilidad y agilidad en el diseño de los procesos en las empresas, incrementando su productividad.

¿Tiene tu compañía un buen sistema de gestión empresarial implantado o, por el contrario, éste se encuentra obsoleto y se le podría sacar mayor beneficio? Una realidad de hoy en día es que los sistemas de gestión empresarial más utilizados parten de la Revolución Industrial, ocurrida durante los siglos XVIII y XIX, cuando la organización de las empresas pasó a basarse en la especialización, defendiendo el aumento de la capacidad de producción que ello suponía. Esta idea fue desarrollándose hasta llegar al sistema de gestión empresarial más extendido actualmente, “organización funcional”.

Pero en un avance estructural, en el cual crece el número de especializaciones y, con ello, el número de departamentos, las necesidades de coordinación entre diferentes departamentos, etc. se hace necesario un avance operacional que garantice flexibilidad y agilidad, con un sistema de gestión basado en el proceso y no en la jerarquía. Éste es el objetivo de BPM (Business Process Management).

Definición y beneficios derivados del BPM

Se puede definir BPM como la disciplina basada en la gestión de procesos de negocio, que rompe barreras estructurales y realiza un enfoque integral entre procesos, personas y tecnologías de la información. Teniendo en cuenta esta definición, una organización podría hacer uso de esta disciplina por diferentes motivos, pero el simple hecho de que una a los procesos, a las personas y a las tecnologías de información en la consecución de un mismo objetivo, de manera automatizada, es la razón principal para adoptarla.

Además, la aplicación de BPM en la gestión empresarial aporta una serie de beneficios a las compañías que aumentan la productividad y, por lo tanto, los ingresos, tales como:

 

•          Mejora de la efectividad en la ejecución de los procesos, incrementando el  número de actividades ejecutadas en paralelo y disminuyendo, tanto el tiempo de transferencia de trabajo e información, como el tiempo que los stakeholders necesitan para conocer la situación de un ítem de trabajo.

 

•          Mejora de la atención y del servicio al cliente, identificando estrategias que orienten los recursos de la empresa a la satisfacción del cliente.

 

•          Automatización de tareas, que anteriormente se controlaban de  forma manual. Para tareas que aún requieren control manual, BPM coordina el flujo de trabajo y dirige la acción al notificar a las personas y presentarles la información que necesitan para realizar su trabajo.

 

•          Mayor comunicación, asegurando la continua participación y colaboración de todo el personal en el proceso.

 

•          Mayor flexibilidad y agilidad a la hora de adaptarse a un cambio, tanto en los procesos existentes como en los nuevos.

 

Todo ello sin olvidar que, para automatizar un proceso, debe haberse entendido previamente por parte de la organización para que dicha automatización fluya.

 

¿Cómo se soporta esta estrategia?

El soporte de esta estrategia, junto con las personas, es la tecnología, la cual sirve de base para cumplir con el ciclo de vida BPM a través de características funcionales y no funcionales que posibilitan definir, modelar, implementar y mejorar el proceso durante su operación. Ese conjunto de herramientas tecnológicas que construyen aplicaciones BPM, son conocidas como Business Process Management System (BPMS).

Tal y como se ha comentado en el apartado anterior, no debemos olvidar que la utilización de tecnología BPM implica un gran trabajo de especificación de los procesos, los cuales deben estar “formalizados” y sin ambigüedad entre los mismos, de lo contrario, el funcionamiento no será óptimo, ya que, tal y como dijo Bill Gates: “La primera regla de cualquier tecnología usada en una empresa es que la automatización aplicada a una operación eficiente magnificará la eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente magnificará la ineficiencia”.

Es decir, la automatización no sirve para nada si no existe un correcto entendimiento desde el punto de vista del negocio. Mediante BPM es mucho más fácil conseguir dicho entendimiento a través del modelado de flujos de trabajo, que se realiza previamente a la automatización de los mismos.

Dicha automatización se realiza mediante herramientas tecnológicas, las cuales poseen la capacidad de realizar las siguientes operaciones:

 

•          Uso de una notación común, conocida como Business Process Modeling Notation (BPMN).

 

•          Definición, modelado e implementación de procesos a través de herramientas gráficas.

 

•          Ejecución de los procesos, pudiendo invocar servicios automatizados o tareas ejecutadas manualmente, conociendo, en cada momento, el estado de cada instancia.

 

•          Gestión de los procesos, siendo posible la cancelación o reprocesamiento de los mismos.

 

•          Monitorización de los procesos, teniendo en cuenta el rendimiento de los procesos, el nivel de cumplimiento o las situaciones de excepción.

 

•          Explotación de la información, pudiendo así utilizar la información de un proceso finalizado con el objetivo de analizar su comportamiento y realizar ajustes.

 

•          Integración de información proveniente de otros sistemas de negocio.

 

•          Simulación de procesos de negocio para evaluar su comportamiento.

 

•          Despliegue de aplicaciones que soportan los diferentes procesos definidos.

 

 

Todas estas características constituyen la base sobre la cual se desarrolla BPM,  proporcionando flexibilidad y agilidad en el diseño de los procesos en una compañía que, al fin y al cabo, es lo que mejora la productividad en la misma. Así que,  ¿a qué esperas para innovar en la gestión empresarial de tu organización?

 

La autora de este artículo es Nazareth Jiménez Vela, desarrolladora Senior de BABEL

 

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