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Las 5 claves para redactar el email de trabajo perfecto

Claves para redactar un correo electrónico de trabajo perfecto

¿Escribes correos electrónicos corporativos ineficaces o que no obtienen la respuesta deseada? En este artículo te aportamos las mejores recomendaciones para escribir emails de trabajo idóneos y efectivos.

Dicen las estadísticas que en una oficina, un empleado promedio recibe cerca de 100 correos electrónicos al día, muchos de ellos procedentes de personas desconocidas. Hacer frente a ese volumen no es tarea fácil, por lo que algunos emails se quedan en el camino o no son respondidos.

21 cosas que debes evitar al mandar un correo electrónico

Pese a que muchos expertos subrayan las ventajas de comunicarse cara a cara de forma directa siempre que sea posible -ya que el tono o el lenguaje corporal son determinantes en la conversación-, existen diversas claves que puedes poner en práctica para escribir el correo electrónico de trabajo perfecto. 

Escribe una línea de asunto potente

En un mundo caracterizado por la “infoxicación” y la saturación de estímulos y mensajes en dispositivos electrónicos, saber cómo llamar la atención y sintetizar el motivo del correo electrónico en la línea de asunto es sin duda esencial. Teniendo en cuenta que muchos de ellos se abren en tablets y smartphones, pueden ser determinantes para que tu destinatario lo abra o no. 

Debes rechazar los asuntos de email inefectivos como URGENTE POR FAVOR LEER !!! o que sean demasiado escuetos y se reduzcan a una sola palabra. Debes usar palabras suficientes para describir en líneas generales el contenido de dentro y anticipar la razón por la que has escrito el texto.

Utiliza el tono apropiado según el destinatario

Al igual que en marketing o ventas, es fundamental conocer a tu audiencia. No debes tratar a tus compañeros de trabajo como amigos ni emplear un lenguaje excesivamente informal. Debes hacer buen uso del idioma, el léxico y el tono dependiendo de la persona. No es lo mismo escribirle a un técnico con el que nunca has hablado con anterioridad que a tu compañero de departamento, por ejemplo.

Cuidado con el lenguaje negativo

Recuerda que leyendo un correo el destinatario no aprecia tu rostro ni ve tus gestos ni escucha tu tono. Por tanto, debes preocuparte de no sonar negativo ni emplear un tono demasiado o sonar exigente con respecto a la respuesta inmediata.

En el lado contrario, tampoco sobrecargues el texto de emoticonos ni consideres que hay espacio para los GIFs o los memes en uu correo electrónico corporativo.

Lo bueno si breve, dos veces bueno

El correo electrónico se utiliza mejor para lograr objetivos rápidos, como compartir documentos o establecer reuniones y plazos. Si es demasiado largo o tiene objetivos diversos, tal vez no se trate de la herramienta de comunicación apropiada. En el email conviene seguir una estructura, emplear párrafos cortos y dividir las ideas a través de bullet points. 

Para los pensamientos grandes y detallados conviene aprovechar las ventajas del lenguaje corporal o incluso recurrir a la comunicación telefónica.

Solicitudes específicas orientadas a la acción

A diferencia de las herramientas de mensajería instantánea y trabajo colaborativo como Slack, los emails no son ideales para la lluvia de ideas o para cerrar una colaboración requiera una explicación intensa. Tampoco es recomendable poner en copia a demasiadas personas en un correo electrónico, ya que de esta manera puede resultar ineficiente.

Es aconsejable hacer solicitudes específicas orientadas a la acción en cada correo electrónico, delegando otras tareas para ser resueltas en la oficina. Utiliza las negritas y el subrayado para enfatizar aquellos recados o delegar responsabilidad en determinados asuntos.

Vía | CNBC

Sobre el autor de este artículo

Andrea Núñez-Torrón Stock

Licenciada en Periodismo y creadora de la revista Literaturbia. Entusiasta del cine, la tecnología, el arte y la literatura.