Tecnología

10 razones para implantar la gestión documental en mi empresa

Entendiendo por Gestión Documental todo aquello que hacemos de forma manual o automática para mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción, el flujo y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que entran, salen o se mueven en nuestra empresa, nos damos cuenta que la inmensa mayoría de las tareas que realizamos todos los días en nuestra compañía conllevan al menos un documento. Esto significa que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y que dicho documento no es más que el medio por el cual traspasamos información y en consecuencia ejecutamos tareas.

Antonio Ramírez cuenta con una experiencia de más de 20 años en la industria IT y Ofimática. Actualmente ocupa el puesto de Product Marketing Manager de Konica Minolta en España. Dispone experiencia en varios proyectos internacionales y junto a su equipo actual está desarrollando nuevos mercados y productos en el ámbito de los servicios documentales y software de valor añadido. Más información en http://es.linkedin.com/in/antonioramirez.

Por todo ello, es necesario que toda empresa disponga o mejore la gestión de los documentos, ya que con ello se mejoran los procesos y la productividad tanto de los empleados, como de la empresa.

Haciendo una reflexión personal sobre los motivos para mejorar mi empresa con la optimización de la gestión de los procesos de mis documentos físicos y electrónicos, he encontrado las siguientes razones:

1 – Puedo conseguir reducir los costes documentales de mi empresa entre un 20% y un 40%, ya que dispondré de tecnología más barata para poder realizar las mismas tareas, pero con menor coste económico.

2 – Incremento y mejoro la relación y la imagen con mis clientes, ya que con estas soluciones puedo automatizar y garantizar la entrega de la información a mis clientes. Además de poder proporcionársela en el formato, momento y lugar que ellos deseen.

3 – Aumento la eficacia de mi personal ya que algunos o muchos de los procesos que ahora son manuales, pasan a ser automáticos total o parcialmente. Esto nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a poder realizar tareas de mayor cualificación.

4 – La productividad de mi empresa se ve incrementada al menos en un 6%, sólo por el hecho de reducir los tiempos de los procesos.

5 – Disminuyo el tiempo de cobro, ya que puedo agilizar de forma importante la entrega de la facturación a mis clientes y en consecuencia recuperar mi dinero con mayor prontitud. No quiero olvidarme del ahorro que esto puede significar en los créditos bancarios de financiación.

6 – Sé que muchas empresas dedican mucho espacio al almacenamiento de documentos en sus propias instalaciones, hasta un 20% y un 30% según algunas estadísticas, o necesitan instalaciones alquiladas para tal propósito. Esto podemos evitarlo si podemos digitalizar los documentos tanto legal como fiscalmente, como ocurre con las soluciones de almacenamiento de valor probatorio o con el escaneo certificado.

7 – Nunca sabemos exactamente dónde está la información. Localizarla puede ser un gran problema que afecta directamente a la productividad de las personas. Tener sistemas capaces de indicarte dónde está lo que quieres o lo que necesitas, no sólo te hace la vida más fácil, sino que te ahorra muchas horas laborales.

8 – No soy el único al que le cuesta encontrar un documento cuando tengo que localizarlo. La localización de documentos a veces se convierte en una auténtica locura y me hace perder mucho tiempo. Si sumo mi tiempo con el de mis colegas, la situación es preocupante al final del año.

9 – También he tenido la desagradable experiencia de perder algún documento y nunca he sido capaz de saber lo que he perdido con ello, porque no sólo son el tiempo y los recursos que he invertido en volver a crear dicho documento, sino el coste de que dicho documento no estuviera a tiempo para su entrega, su estudio, o lo que fuera. No me lo quiero ni imaginar, ya que la pérdida de un documento puede suponer una cifra muy importante en pérdidas económicas.

10 – El correo electrónico, las carpetas personales, las memorias flash, etc. existen muchos “nichos” personales de información aislada en cualquier empresa, que hacen que la información no sea accesible a las personas que realmente la necesitan, por este motivo la información, o no se comunica, o se duplica y el tiempo de la creación, consulta y destrucción de dicha información se multiplica en función de las necesidades de cada empleado.

Para mí estas son razones más que suficientes para pensarme la implantación de la gestión documental en mi empresa y por dónde empezar, ya que por desgracia, en mi caso, no sé si es el mismo que el tuyo, todas estas situaciones ocurren a diario.

Sobre el autor de este artículo

Antonio Ramírez

Antonio Ramírez cuenta con una experiencia de más de 20 años en la industria IT y Ofimática. Actualmente ocupa el puesto de Product Marketing Manager de Konica Minolta en España. Dispone experiencia en varios proyectos internacionales y junto a su equipo actual está desarrollando nuevos mercados y productos en el ámbito de los servicios documentales y software de valor añadido.

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  • Fuensanta Martínez

    Estas serían gran parte de las razones por la que una empresa debería implantar un sistema de gestión documental. Pero existen otras razones mucho más específicas como la escalabilidad del software, lo que se traduce a rápida adaptación del gestor documental a la empresa.

    Un caso muy concreto sería el de OpenKM, debido a que es un software Open Source, se adapta fácilmente a la empresa, reduciendo así costes en ejecución del software y tiempo.

    Un saludo y felicitaciones por el post.

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  • Marta Lozano

    Buenos dias,
    excelente post, las razones por las que una empresa deberia implementar un sistema de gestion documental que aqui bien dilucidadas.
    Actualmente, las empresas evidencian cada vez mas, las ventajas de digitalizar los documentos,a pesar de que en principio les demande seguramente recursos y tiempo.

    Son muchos los cambios que la tecnología le esta brindando a las organizaciones. Uno de ellos tiene que ver con la manera en la que gestionan sus documentos,sin restar tiempo a la actividad principal de las compañías.

    Les sugiero una herramienta tecnologica intutiva y facil de usar, que aumenta el rendimiento y la eficiencia de toda empresa.

    Lea más en http://www.logicaldoc.com/es

  • Lili Dorne

    Hola, es evidente que la tecnología avanza a pasos agigantados. Luego está el empleado que aunque la tecnología avance y la empresa se modernice, sigue manteniendo las mismas costumbres a la hora de trabajar. Por eso creo que también forma parte fundamental la formación para el empleado.¿De qué sirve instalar una plataforma que nos ayude a reducir horas de trabajo para se rmás productivos, si el jefe no mira de cambiar los ordenadores del departamento?
    Mi área es recursos humanos y la verdad es que hemos dado un vuelco rotundo a la jornada laboral. Les sugiero la plaforma de grupocastilla.es ya que con ella y el sistema de nóminas hemos conseguido ser mucho más productivos y eso se traduce en motivación. Un saludo, y muy buen post. 🙂

  • Ester

    Fantástico artículo Antonio,
    La implantación de sistemas de gestión documental es hoy en día una necesidad para las empresas, las que todavía no lo han hecho creo que es o por desconocimiento de la existencia de programas que facilitan esta actividad o por “pereza”, lo dejo entrecomillado porque en realidad vivimos en un mundo tan acelerado que hacer reformas en la forma en que se organiza la empresa (como es el caso de implantar la gestión documental) supone un periodo de adaptación y formación para el personal que no siempre los gestores están dispuestos a asumir. Afortunadamente el software de gestión documental ha evolucionado mucho en su sencillez, adaptabilidad y funciones, y facilitan mucho todas las tareas relacionadas con la organización y digitalización de documentos. En nuestra empresa nos hemos decidido por el programa R2 Docuo , nos facilita la tarea de gestión documental organizando nuestro propio esquema de trabajo. Además trabajamos directamente en la nube cumpliendo con la legislación Europea (Escribo desde España).
    Saludos

  • Me encantaría que, en vez de leerte los documentalistas, te leyesen más empresarios…

    Porque estamos todos listos y dispuestos, ya nos conocemos los trucos, los protocolos…

    Pero nos falta que alguien nos quiera contratar… Ay Señor, danos fuerzas xD

    Maravilloso artículo y bien resumido, un gusto leer cosas tan claramente expresadas