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Las 10 preguntas imprescindibles a la hora de escoger un software de gestión

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Escrito por Autor Invitado

¿Cómo elegir el mejor software de gestión o ERP? He aquí algunas claves para acertar con una de las decisiones más importantes y difíciles para una compañía

Una de las decisiones más importantes y difíciles para una compañía es encontrar el fabricante de soluciones informáticas más adecuado, ya que puede provocar el éxito o el fracaso de la gestión de la propia empresa. Tanto si eres un autónomo o tienes una pyme o incluso eres un directivo de una multinacional te recomiendo que dediques cinco minutos a leer este artículo para saber cuáles son las 10 preguntas imprescindibles a la hora de escoger un software de gestión o ERP (Enterprise Resource Planning). Teniendo estos aspectos claros serás capaz de ahorrar mucho tiempo y dinero.

1. ¿Qué módulos necesito?

Hay que ser precavidos y estudiar las necesidades de la empresa tanto a corto, como a medio y largo plazo: producción, ventas, compras, control de almacenes, logística, contabilidad, nóminas, gestión de Recursos Humanos, marketing y ventas. Por tanto, hay que observar las necesidades, tomando como base las que actualmente cubre la solución que utilizo y su escalabilidad.

2. ¿Qué áreas de la empresa necesitan mejorar el software?

Según las respuestas que aporten las diferentes áreas de la empresa necesitaremos una solución más amplia o más específica. Es necesario conversar con los departamentos que necesitarán el software. También, preguntar a otras áreas si precisan mejorar o cambiar sus soluciones informáticas. Sin olvidarnos de lo más importante: la dirección general debe de estar involucrada y promover la implantación del software.

3. ¿De qué hardware dispongo?

Es necesario conocer quién se encargará del mantenimiento tanto del hardware como del software y pensar si los ordenadores actuales soportarán la solución informática nueva. Por ejemplo, no todas las soluciones funcionan con todos los sistemas operativos: Windows, Linux, Apple, etc.

4. ¿Preciso soluciones de movilidad?

La movilidad es hoy una realidad. Las soluciones informáticas se han adaptado (y si no lo han hecho morirán) para poder acceder a ellas fuera de la oficina, ya sea mediante ordenadores, tabletas o smartphones. En este punto hay que recalcar que si se accede mediante redes móviles es necesario disponer de cobertura para poder acceder a la información.

5. ¿Requiero una solución estándar o de nicho?

Existe tal variedad software que las empresas se suelen perder. Hay que empezar valorando las soluciones estándar que ya existen en el mercado. Posiblemente no hará falta que inventemos la rueda y con su implantación sea más sencilla y económica.

6. ¿Me conviene una aplicación de software libre?

También hay que valorar las aplicaciones de software libre. En estas soluciones el software y las licencias no tienen coste, pero como todo en la vida, no hay nada gratis. Se debe tener en cuenta que hay que invertir en una buena implantación y adaptarlas a cada cliente. Por lo que generalmente esta opción es beneficiosa para aquellas empresas que tienen un alto conocimiento informático para poderlas llevar a cabo con éxito.

7. ¿He estudiado las soluciones ‘freeware’?

Por otro lado, también existen las soluciones freeware en las que el software pertenece a un fabricante. Una de sus principales ventajas es que no tienen coste de licencias. Por lo tanto, suelen tener el mismo coste indistintamente el número de usuarios.

8. ¿Necesito una solución ‘cloud’ o SaaS?

Las soluciones cloud o en la nube (del inglés, cloud computing) son aquellas soluciones informáticas que no se alojan en los servidores de las empresas, sino que están alojadas en un lugar remoto. Estas soluciones cada vez están teniendo más aceptación, ya que realmente te olvidas de la compra de los servidores y su correspondiente mantenimiento. De todas formas es obligatorio tener acceso a internet para poder trabajar con ellas.

Asimismo, para aquellas empresas que tengan una gran estacionalidad de usuarios, la modalidad SaaS (del inglés: Software as a Service) es recomendable, ya que se paga solo por uso. Por ello, siempre hay que solicitar una propuesta de pago de licencias del software de gestión en modalidad SaaS, ya que el mantenimiento suele estar incorporado.

9. ¿He valorado el servicio posventa y los costes de mantenimiento?

Una de las piezas clave para que se realice correctamente la puesta a punto es evaluar el soporte ofrecido por el proveedor de software. Hay que analizar cómo nos ayudarán con la formación y, en caso de incidencia, el tiempo de respuesta al que se comprometen. Además, estas características cambian, no según el fabricante del software, sino que dependen del partner que instalará el software. En este sentido, se deben valorar los costes de mantenimiento anuales, ya que el mantenimiento de las licencias supone una carga importante en el plan de negocio de numerosas empresas.

10. ¿He testeado las tres mejores propuestas?

Es necesario analizar profundamente qué necesitamos y posteriormente buscar los proveedores más adecuados para mi empresa según mi tamaño, sector y requerimientos. Finalmente, también es aconsejable probar el software antes de implantarlo y realizar demos. Así podremos conocer mejor realmente su potencial, su usabilidad y manejo.

Imagen: Shutterstock

El autor de este artículo es Lluís Soler Gomis, CEO y fundador de Buscoelmejor.com, comparador de soluciones empresariales y de software.

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