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Cómo reorganizar fácilmente nuestras reuniones

Logo Smart Rescheduler - ReadWriteWeb en espanolGoogle acaba de presentar una interesante función nueva para Google Calendar: el Smart Rescheduler. Esta nueva función, disponible desde ayer en Google Calendar Labs, encontrará automáticamente el mejor momento para cambiar de fecha una reunión. Si alguna vez hemos intentado cambiar de fecha una reunión con más de dos personas, una sala de conferencias, el material para presentaciones y un equipo distribuido en distintas zonas horarias, ya sabemos lo difícil que puede ser.

Con el Smart Scheduler, Google Calendar nos ofrecerá una serie de fechas y horas alternativas basadas en un algoritmo de ordenación por categoría que tiene en cuenta la disponibilidad de todo el mundo y otros criterios.

Reorganizar reuniones no tiene por qué ser difícil.

Enlace de Google Easy Rescheduler - ReadWriteWeb en espanolComo nos contó Ken Norton, product manager de Google Calendar, el equipo de Calendar decidió enfrentarse a este problema tras darse cuenta de cuánto tiempo pasaban los ayudantes administrativos intentando reorganizar las reuniones cada día. A partir de ayer, Smart Rescheduler está disponible como producto de Calendar Labs para todos los usuarios de Google Calendar (incluyendo todos los usuarios de Google Apps que tengan acceso a Calendar Labs).

Ahora bien, suponiendo que nuestro equipo utilice Google Calendar, podemos simplemente hacer clic en “Encontrar un momento nuevo” y Google nos ofrecerá una lista de los momentos más apropiados para una nueva reunión. El algoritmo evaluará las horas alternativas basándose en criterios como los asistentes, la complejidad de la programación, las salas de conferencia y las zonas horarias. Como nos dijo Norton, el algoritmo en realidad es bastante complejo y también nos sugerirá una nueva hora para la reunión cuando dos participantes en reuniones más grandes estén citados para una reunión individual a la misma hora o cuando haya un conflicto de programación, pero un participante en una reunión no haya confirmado aún su asistencia a esta otra reunión.

Los usuarios también pueden concretar los criterios de búsqueda cambiando la duración de la reunión, ignorando ciertos conflictos y estableciendo la fecha más reciente y más posterior para la reunión que se programa de nuevo.

Es interesante observar que Google por ahora sólo use este algoritmo para reprogramar reuniones. También sería interesante ver lo bien que funcionaría este sistema para programar las reuniones desde un principio.

NOTA: la herramienta, por el momento, no está disponible en español. Para probarla, deberemos modificar el idioma en las opciones de Google Calendar y escoger Inglés.

Pantalla de Google Smart Rescheduler - ReadWriteWeb en espanolOriginal: Frederic Lardinois

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Editorial RWWES