TICbeat LAB

Qué es Trello y cómo puede usarse para organizar equipos

Trello en espanol

Te explicamos qué es Trello, una de las principales plataformas de colaboración del mundo, y cómo utilizarlo para coordinar tareas en equipos remotos.

En un mundo globalizado e interconectado, cada vez en mayor medida, ya no es algo extraño ver organizaciones en las que cada trabajador reside en una localidad (o incluso país) diferente al del resto de miembros del equipo o proyectos en los que, las antaño inflexibles divisiones departamentales desaparecen en favor de una colaboración entre distintos grupos de trabajo con un mismo fin común.

También, las compañías están apostando de forma decidida por la integración de colaboradores externos a sus iniciativas, como forma de ampliar su capacidad operativa de manera ágil y elástica. Sin duda, ambos fenómenos son frecuentes en la actualidad y pueden ser el germen de un mayor desarrollo en todas las vertientes (económica, tecnológica, social…) ya que esta mayor flexibilidad y diversidad favorece, en grado sumo, la aportación de nuevas ideas y la capacidad de integrar talento que de otra forma se habría desperdiciado.

Pero, ante esta nueva forma de trabajar, surge la irremediable duda de cómo organizar a estos equipos remotos, colaboradores externos y personal de distintos equipos en un mismo proyecto, con unos objetivos, deadlines y documentos comunes que todos ellos deben conocer para estar alineados. Y aquí es donde entra la enorme diversidad de opciones del mercado, desde aquellos que prefieren la rudimentaria fórmula de coordinar estas tareas por correo electrónico a los que confían en soluciones de videoconferencia o videopresencia o aquellos que optan por editar sus documentos de forma colaborativa en la nube. Aunque prácticas para muchas misiones, lo cierto es que ninguna de estas cumple al 100% con el reto de organizar, distribuir y monitorizar las tareas de cada miembro del equipo ni permite integrar un seguimiento más amplio del proyecto.

Trello

Por ello, existen en la actualidad numerosas plataformas colaborativas que facilitan precisamente eso: organizar cualquier proyecto, sea del tipo que sea, de forma flexible, visual, en tiempo real y con la posibilidad de integrar también el intercambio de documentación, sin salir de la misma web.

Gracias a este tipo de servicios, los miembros del equipo pueden ver todos los detalles sobre su proyecto con tan sólo echar un vistazo al tablero de control, con interfaces que permiten arrastrar y soltar módulos (también llamados tarjetas) para representar cualquier tarea pendiente o, simplemente, para abrir un debate dentro del grupo sobre los siguientes pasos a tomar. Son, como decimos, plataformas enormemente flexibles que adoptan el carácter y la funcionalidad precisa que requiere cada iniciativa en concreto.

Uno de estos servicios, y quizás el más usado a escala global, es Trello, principalmente gracias a su sencillez de uso y a que su utilización es totalmente gratuita. Te explicamos cuáles son sus principales ventajas y cómo usar Trello para sacarle el máximo partido, bien a nivel personal, bien en tu empresa y así ser más productivo con tu tiempo y con las iniciativas que tengas en marcha con otros compañeros:

Qué ofrece Trello

Trello permite crear distintos paneles de control (llamados tableros) para cada uno de los proyectos en los que estemos involucrados. En ellos, se pueden configurar distintas columnas (o listas) que pueden responder bien a parcelas de la iniciativa, bien a distintos procesos de trabajo paralelos a desempeñar o a cualquier otra necesidad. A estas columnas, se van añadiendo conforme va pasando el tiempo distintas tarjetas, que son las tareas concretas propiamente dichas, las cuales pueden asignarse a un usuario determinado o categorizarse con más o menos urgencia o fechas límite.

Tablero de Trello

No existe un límite de usuarios, con lo que este servicio es ideal tanto para pymes que trabajen de forma remota o con autónomos ajenos a la estructura de la empresa como para grandes organizaciones que tienen en marcha iniciativas de gran calado. Asimismo, en el caso de contar con varios tableros (ya que tampoco hay límite a su creación) que estén relacionados de algún modo entre sí, también podremos crear “equipos”, denominación bajo la que Trello resguarda la posibilidad de crear grupos tanto de personas como de tableros.

Dentro de cada tarjeta, existen numerosas opciones para dar más detalles y generar valor en cada tarea. Así, es posible mantener una conversación con el resto de usuarios en torno a esa tarjeta, aportando documentos adjuntos y archivos desde la nube para que sean de dominio público dentro del equipo. También pueden crearse “checklists” con las que controlar, en todo momento, la evolución en la consecución de determinados objetivos menores de la tarea. También anotar una tarea para un seguimiento más exhaustivo o votar en algún tipo de encuesta o pregunta abierta. O incorporar un calendario con el que todos los miembros del tablero podrán conocer las fechas clave (como reuniones internas, reuniones con proveedores o clientes, plazos de entrega…) de forma visual y rápida.

Para los más remolones o los más apegados al correo electrónico, Trello ha dispuesto una funcionalidad con la que este tipo de usuarios pueden tanto crear tarjetas como realizar comentarios desde su propio email. Eso es posible gracias a que cada tablero electrónico tiene una dirección de correo especial a la que pueden enviarse esta clase de órdenes y que aparezcan sus resultados en tiempo real en el mismo tablero. Asimismo, y para evitar que cualquier miembro del equipo quede desactualizado con lo que ocurre en el proyecto, Trello proporciona notificaciones en tiempo real tanto dentro de la propia aplicación como por correo electrónico, con notificaciones de escritorio por el navegador o con notificaciones push para móvil.

Multidispositivo y 100% seguro

Si este tipo de plataformas está dirigidas, entre otras, a gente que trabaja de forma remota, también cabe contemplar que muchos de ellos lo hagan en movilidad. Por ello, Trello es completamente multidispositivo, siendo accesible a través de iPhone, iPad, teléfonos, tabletas y relojes Android, e incluso tabletas Kindle Fire. Trello también funciona en la web y con cualquier tamaño de pantalla, aunque si contamos con un tablero con muchas columnas es preferible una pantalla de gran formato para poderlas ver todas de un simple golpe de vista.

Tarjeta de Trello

 

Toda la actividad realizada en cualquiera de estos dispositivos queda automáticamente sincronizada en el resto de terminales donde tengamos iniciada sesión, con lo que la evolución del proyecto es siempre visible y siempre actualizada para todos los miembros del equipo.

Por último, y aludiendo a una de las mayores preocupaciones de las empresas en 2016, la ciberseguridad, todos los datos enviados y almacenados en Trello son privados y seguros. En ese sentido, los administradores de los tableros tienen el control absoluto sobre quiénes pueden ver dicho panel, y los datos se envían por una conexión SSL/HTTPS segura, con la misma tecnología de cifrado que utilizan los bancos. Además, guardan copias de seguridad cifradas y en una ubicación externa de los datos por si se produjese algún desastre natural.

Sobre el autor de este artículo

Alberto Iglesias Fraga

Periodista especializado en tecnología e innovación que ha dejado su impronta en medios como TICbeat, El Mundo, ComputerWorld, CIO España, Kelisto, Todrone, Movilonia, iPhonizate o el blog Think Big de Telefónica, entre otros. También ha sido consultor de comunicación en Indie PR. Ganador del XVI Premio Accenture de Periodismo y Finalista en los European Digital Mindset Awards 2016.

  • Erik Cybermew

    Esperaba algo mas especifico… Algún tipo de paso a paso o ejemplos prácticos de uso… Me parece que os habéis quedado solo en la primera parte del titulo del articulo. Una pena, siempre me he preguntado como sacarle partido al Trello.