TICbeat LAB

Cómo hacer una copia de seguridad de tus correos de Gmail

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En este TICbeat Labs analizamos dos mecanismos distintos para realizar una copia de seguridad de nuestros correos electrónicos en Gmail.

Gmail es el servicio de correo electrónico en la nube más popular en todo el mundo, siendo usado por millones de particulares y empresas cada día. Sin embargo, y aunque el servicio de Google presume de ser uno de los más seguros del planeta, lo cierto es que nuestros mensajes y archivos adjuntos se enfrentan a una multitud de amenazas por el simple hecho de existir.

Entre ellas, y más allá del hackeo de nuestra cuenta, siempre podemos sufrir algún bloqueo por parte de Google de nuestro perfil, por distintos motivos, además de ver eliminada nuestra cuenta por error. Sin olvidar que Gmail puede caerse debido a un fallo del servicio o que algún correo se borre por un hipotético error de programación o algún virus.

En definitiva, miedos no faltan (algunos más justificados que otros) para tener una copia de seguridad de nuestros correos electrónicos en Gmail. Sin embargo, son muchos los usuarios que que no hacen un backup frecuente de su cuenta de Google, así como otros tantos quieren hacerlo pero no conocen las herramientas para conseguir su archivo de seguridad. En este TICbeat Labs analizamos dos mecanismos distintos para obtener un duplicado de nuestros preciados emails.

Con Google Takeout

El procedimiento más sencillo para realizar la copia de seguridad de todos los mensajes y archivos multimedia aglutinados en nuestra cuenta de Gmail es mediante la función oficial Takeout.

Se trata de una herramienta común a todos los servicios de Google y que puede encontrarse dentro del apartado “Cuenta”, una vez logueados con nuestro perfil, y, luego, pulsando sobre el botón “Descargar tus datos”. También puedes acceder directamente a Google Takeout con este link. primer paso es usar la función Takeout, esta función está adentro de “Cuenta” – “Descarga de Datos”. Puedes acceder a la misma directamente desde http://takeout.google.com.

Copia de seguridad en GmailUna vez iniciado el proceso, Takeout nos pedirá que seleccionemos los productos de Google que queremos incluir en la copia de seguridad de Gmail que vamos a crear, en este caso Gmail. Podremos crear un backup bien de todos nuestros correos electrónicos o bien de algunas carpetas concretas que deseemos, con el fin de hacer que el archivo sea más ligero.

Copia de seguridad de GmailUna vez administrados los correos que queremos guardar, Google Takeout nos pide que elijamos el tipo de archivo en que queremos exportar los mensajes (normalmente en formato comprimido tipo .ZIP), aunque si el archivo supera los 2 Gb de tamaño, Google automáticamente dividirá los mensajes en distintos archivos.

El sistema también nos pedirá que seleccionemos el método de entrega por el que queremos que Google nos haga llegar el archivo de seguridad, desde que nos facilite un enlace de descarga por correo electrónico a que nos incorpore el archivo a nuestra cuenta los principales servicios de almacenamiento en la nube, como Google Drive, Dropbox o incluso OneDrive.

El proceso no es instantáneo, sino que Google nos avisará, paradójicamente, por correo electrónico cuando la copia esté lista para ser descargada. Normalmente, este proceso suele demorarse unas 5-24 horas, en función del número y peso de los mensajes, tardando más si incluyen archivos multimedia o adjuntos en su interior.

Con Upsafe Gmail Backup

La opción de Google Takeout es la más sencilla y rápida de utilizar, pero presenta algunos inconvenientes para usuarios que demanden algunas funcionalidades avanzadas. Por ejemplo, esa herramienta para hacer copias de seguridad de los correos de Gmail está pensada para backups puntuales, no de forma periódica ni automatizada, además de requerir el ya mencionado lapso de tiempo para su elaboración.

Con el fin de cubrir estas necesidades, en el mercado existen alternativas como Upsafe Gmail Backup, un programa freeware que se sincroniza con nuestra cuenta de Gmail para realizar la copia de seguridad de nuestros mensajes directamente al disco duro o a cualquier otro destino que le indiquemos.

Upsafe

Con esta herramienta, podremos filtrar de forma más detallada los correos a guardar, añadiendo parámetros como el tamaño o el tipo de adjuntos que incorporan. También podremos decidir que los correos almacenados en nuestro ordenador sean automáticamente borrados de la cuenta de Gmail para ahorrar espacio, pudiendo reestablecerlos a futuro si así lo necesitamos.

Upsafe

Y como decíamos, podemos realizar el backup de Gmail en un momento concreto, viendo en directo el progreso de la copia, pero también programar de forma automatizada que el programa realice actualizaciones de su copia en horas y días predefinidos. De esta forma, el proceso es mucho más rápido, ya que el sistema tan sólo procesa los nuevos mensajes que hayan llegado a nuestra bandeja desde la anterior sincronización.

Sobre el autor de este artículo

Alberto Iglesias Fraga

Periodista especializado en tecnología e innovación que ha dejado su impronta en medios como TICbeat, El Mundo, ComputerWorld, CIO España, Kelisto, Todrone, Movilonia, iPhonizate o el blog Think Big de Telefónica, entre otros. También ha sido consultor de comunicación en Indie PR. Ganador del XVI Premio Accenture de Periodismo y Finalista en los European Digital Mindset Awards 2016.