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Cómo aumentar tu rendimiento laboral con la técnica Pomodoro

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Escrito por Marcos Merino

Todo empezó en los 80, con un estudiante intentando mejorar sus notas con la ayuda de un temporizador de cocina. Ahora es llama Pomodoro y es una completa técnica de productividad en el trabajo.

A finales de los años 80, mientras trataba de mejorar sus resultados académicos en la universidad, el joven italiano Francesco Cirillo ideó una técnica de gestión del tiempo basado en una idea y una herramientas muy simples que hoy conocemos como técnica Pomodoro.

La idea era fragmentar toda tarea en pequeñas subtareas haciendo uso de un temporizador: a cada intervalo de 25 minutos le seguía un descanso de 5, y a cada grupo de cuatro intervalos les seguía como un descanso más prolongado, de 15 o más minutos. Esos descansos debían ser vistos por el usuario como una recompensa por haberse centrado en el trabajo durante los periodos de trabajo precedentes, y como una forma de descongestionarse antes de acometer los siguientes.

La herramienta que Cirillo usó para implementar esa idea fue un temporizador de cocina con forma de tomate, de donde viene el nombre tanto de esta técnica como de los intervalos de tiempo en que se basa: Pomodoro (‘tomate’ en italiano).

“Recuerda, ¡el Tiempo es un jugador avaricioso que gana sin hacer trampa en cada ronda!” (Baudelaire)

Cirillo, a la hora de plantear esta sencilla técnica, se basaba en que enfocando su esfuerzo de concentración en pequeños periodos de tiempo sin distracciones (sin distracciones de ningún tipo: ni emails, ni tuits, ni llamadas, ni…) acompañados de descansos breves y programados, mejoraría su agilidad mental y con ella su productividad. Para él, intentar resolver tareas relevantes ‘de una tacada’ resultaba igual de negativo e ineficiente que exponerse a múltiples distracciones e interrupciones del flujo de trabajo.

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Además, según el propio Cirillo, el objetivo de implementar esta técnica es dotar de una serie de capacidades al usuario de la misma. A saber:

  • Aliviar la ansiedad.
  • Aumentar la conciencia de las propias decisiones y del uso del tiempo.
  • Promover (y mantener constante en el tiempo) la motivación para lograr objetivos.
  • Refinar la capacidad de estimar el tiempo y esfuerzo que nos supone realizar una tarea.

Frente a valoraciones subjetivas sobre cuánto has rendido a lo largo de tu jornada, Pomodoro te ayuda a bajar a la realidad: vale, estás muy cansado y sientes que has estado liadísimo… ¿pero cuántos pomodoros has llevado a cabo? ¿en cuántas tareas se traducen?

Pasos a seguir cuando nos sentamos a trabajar

  1. Elaboremos un inventario de acciones a realizar durante la jornada de trabajo. A cada acción le asignaremos un valor concreto: el número de pomodoros que estimamos necesario para completarla.
  2. Pongamos en marcha el temporizador y empecemos a realizar en orden cada tarea. Si surge alguna interrupción dejémosla anotada.
  3. Descansemos cuando suene el temporizador. Deja todo lo que estés haciendo y levántate (excepción: podría ser buena idea dedicar unos segundos extra a guardar el documento en el que estemos trabajando). Levantémonos, estiremos las piernas, bebamos agua y descansemos la vista. Al final de los 5 minutos, vuelta a trabajar.
  4. Aprendamos de la experiencia. Al final de cada jornada, repasemos cuántos pomodoros nos ha costado realizar cada tarea, qué hemos hecho con los minutos libres al final de los mismos (cuando ya hemos finalizado la tarea), a qué interrupciones nos hemos visot expuestos y por qué.

NOTA: Aunque existen múltiples criterios para confeccionar este inventario, todos totalmente válidos, puede ser positivo seguir un consejo: dividir las acciones en dos grupos, ‘las urgentes’ (asuntos cotidianos a los que hay que dar salida ya, como correos e informes) y ‘las importantes’ (asuntos que afectan a nuestro futuro a medio plazo). Dividirlas ayuda a priorizarlas y a darte cuenta de si estás dejando de lado las segundas para dedicar tu tiempo exclusivamente a las primeras.

Apps para usar la técnica Pomodoro frente al ordenador

Lo explicado hasta ahora es la metodología tradicional de esta técnica (recordemos: se creó en los 80) y se basa fundamentalmente en herramientas físicas: el temporizador de cocina, la libreta en la que apuntar nuestras acciones… pero también contamos con herramientas de software que pueden realizar esa misma función. Repasemos algunas:

Para Windows: Tomighty

Tomighty es una temporizador gratuito y extremadamente sencillo: se carga en la barra de tareas y mide el tiempo en intervalos de 25 minutos (o el tiempo que le configuremos): sólo hace falta un clic para iniciar la cuenta atrás. Los sonidos de la app se inspiran en los temporizadores de cocina que inspiraron la técnica Pomodoro. ¿Aspecto negativo? Que carece de un listado de tareas. También disponible para OS X.

Para OS X: Pomodoro Time

Pomodoro Time es una herramienta gratuita bastante más completa que la anterior: incorpora listado de tareas y revisión de los pomodoros completados a lo largo del día. De aspecto estético impecable, se despliega desde la barra de menús. También disponible para iOS.

Para Chrome (en cualquier sist. operativo): FlowTime / Strict Worlflow

Por un lado tenemos FlowTime, un simple temporizador con alarma que permite configurar series de pomodoros de duración configurable.

Por otro lado, contamos con el mucho más completo Strict Workflow. Esta extensión de Chrome se centra en el principal obstáculo al que nos enfrentamos para adoptar la técnica Pomodoro cuando trabajamos con un navegador: las múltiples distracciones que nos tientan en forma de páginas web. Activando esta extensión, tendremos bloqueadas las páginas que aparezcan en la lista negra configurable que incluye, y sólo podremos acceder a las mismas durante los descansos entre pomodoros. Una herramienta tremendamente efectiva para disparar nuestra productividad.

Ahora que ya sabes qué es la técnica Pomodoro y cómo funciona, ¿te atreverás a ponerla en práctica?

Imagen | Luca Mascaro

Sobre el autor de este artículo

Marcos Merino

Marcos Merino es redactor freelance y consultor de marketing 2.0. Autodidacta, con experiencia en medios (prensa escrita y radio), y responsable de comunicación online en organizaciones sin ánimo de lucro.