Entrevistas

Ester Arizmendi (MINHAP): “La movilidad es estratégica para la Administración electrónica”

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Escrito por Esther Macías

Entrevista a Ester Arizmendi, directora General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica.

Desde que Ester Arizmendi fuera nombrada en enero de 2012 directora general de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica, esta licenciada en Derecho con una brillante trayectoria en el sector público se ha volcado en hacer, por fin, realidad la utópica Administración electrónica que parece no llegar nunca. Un punto de inflexión o, como afirma Arizmendi a TICbeat, “un bombazo” y algo que por fin acelerará la esperada eAdministración será la nueva Ley de Procedimiento Administrativo que entrará en vigor dentro de unos meses y que fusionará los procesos electrónicos con los tradicionales igualando ambos mundos. “Es un cambio que no se ha producido nunca, ni siquiera con la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, y supondrá la verdadera aplicación de la Administración electrónica a los procedimientos”, sentencia la directora general que batalla, en su día a día, de mano de las tecnologías de la información y con un limitado presupuesto en estos años de crisis, contra los grandes desafíos a los que se enfrenta en su labor: lograr que el gran ente burocrático deje de ser lento y pesado, que se centre en dar servicio al ciudadano y no le pida información que ya tiene de él, que permita a este último usar la tecnología que ya predomina en la sociedad, la móvil, para firmar documentos, y que, en definitiva, el sector público abrace, por fin, la modernización electrónica de verdad.

 

TICbeat.- Hace dos años aseguraba que 2014 sería el año en el que la Administración sin papeles sería una realidad. Ya llevamos la mitad del año y, de momento, no es así. ¿Cuál es, en su opinión, la situación actual de la Administración electrónica?

Ester Arizmendi.- Al llegar al Gobierno hicimos un plan, llamado Mejora, con el que nos comprometimos de verdad a obtener logros y rendir cuentas; en la actualidad dicho plan se ha cumplido en un 70%. ¿Ha llegado la Administración sin papeles? Sí y no. Por un lado, 2.500 procedimientos se pueden hacer sin papeles, es decir, el 95%, lo que no está mal, el problema es que el grado de penetración no es el que nos hubiera gustado. ¿Por qué? Porque no solo hay que poner los procedimientos en un formato electrónico sino hacer una reingeniería de los procesos, hacerlos distintos. Si se transportan los procedimientos tradicionales con todas sus cargas al mundo electrónico, éstos siguen siendo complicados, los ciudadanos no los entienden, miran en Internet cómo hacerlos y al final se acercan a la ventanilla.

Por otro lado, los ciudadanos tienen una pequeña resistencia a la Administración electrónica. No todos, y no los más jóvenes, pero sí hay una parte donde es difícil que vaya penetrando. ¿Qué han hecho otros países? En Francia el Estado ha obligado a todo el mundo a relacionarse con la Administración por vía electrónica. Para ello los funcionarios han guiado en una primera instancia los procesos que hacían los ciudadanos. En Reino Unido también han actuado de forma, en mi opinión, brusca. Cuando un procedimiento lo hacen electrónico apagan los otros canales, el presencial y el telefónico. Pero a nosotros nos parece un poco brusco y, además, no estamos seguros de que así vayamos a tener más éxito. Así que hemos decidido ir algo más despacio pero más acompasados.

TB.- ¿Cuál será entonces su procedimiento a seguir?

EA.- Lo primero que hemos hecho es ser conscientes de que no se usa lo suficiente la Administración electrónica. Después hemos optado por obligar a usar este canal solo a los que están preparados para ello, a los colectivos que están muy maduros, por ejemplo, los gestores, los abogados, los universitarios, los funcionarios públicos, los médicos, los empresarios… Al resto de colectivos que no están preparados se lo iremos poniendo fácil. Estas medidas las vamos a poner en marcha cuando entre en vigor la nueva Ley de Procedimiento Administrativo que va a fusionar los procesos electrónicos con los tradicionales. En este sentido, si queremos que la Administración electrónica sea para los ciudadanos también tiene que serlo para ella misma. Es decir, no podemos obligar a los ciudadanos a usar los procedimientos electrónicos si la propia Administración no está totalmente digitalizada. Ahora los ministerios usarán la firma electrónica, el registro electrónico de papeles, procedimiento electrónico, archivo electrónico, etc.

No podemos obligar a los ciudadanos a usar los procedimientos electrónicos si la propia Administración no está totalmente digitalizada”

TB.- Comentaba que el 95% de los procedimientos están online pero reconocía que la penetración de la Administración electrónica es baja. ¿Cuál es su porcentaje de uso en general?

EA.- Depende de cada tipo de procedimiento. El uso de los procedimientos los calculamos con el SIA, el Sistema de Información Administrativa y, por ejemplo los temas tributarios están más adelantados porque los colectivos son más cercanos al uso de la Administración electrónica y porque ha habido una norma en el procedimiento tributario que obliga a su uso digital. Otros procedimientos también tienen bastante penetración online como la cita previa o el DNI, las gestiones de tráfico o con la Seguridad Social… Pero otros que se pueden realizar solo con un clic no se usan suficientemente como el cambio de domicilio. En general, la mayor o menor penetración de un procedimiento electrónico depende de su complejidad, del colectivo al que va destinado, de si hay que pagar alguna tasa…

TB.- Pero se habrá avanzado en los últimos años…

EA.- Sí, mucho. Y en un periodo muy corto porque hay que pensar que todo empezó con la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, es decir, hace solo siete años. El paso ha sido muy grande, y más teniendo en cuenta que en los últimos años ha habido muy poco dinero para abordar este cambio. En realidad pensamos y queremos que la Administración sea electrónica porque ha cambiado mucho la vida. De diez años a ahora el PC casi no existe, los niños tienen su smartphone, se busca información, se compra, etc. a través de Internet. Y la Administración tiene que cambiar también.

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TB.- ¿Hasta qué punto ha afectado la crisis al proceso de modernización de la Administración que arrancó en 2007?

EA.- Para hacernos una idea, el presupuesto que tiene para las TIC la Dirección General de Modernización Administrativa ahora mismo es el 40% del que teníamos en 2006: 16 millones de euros, es muy poco para toda la Administración. La suerte que tuvimos es que cuando apareció la Ley 11/2007 había dinero porque aún era la época buena. Fue entonces cuando se hicieron grandes inversiones que han quedado porque son infraestructuras de comunicaciones, grandes redes… Ahora lo que hemos tenido que hacer es compartirlas. Antes cada ministerio o ente administrativo hacía su propio desarrollo, de modo que los proyectos se repetían, se pagaban las mismas cosas a proveedores distintos y encima a veces eran incompatibles con lo cual los entes luego no podían intercambiar archivos. Esto pasó en la Administración de Justicia, por ejemplo. Hay que acabar con eso y compartir. Todo lo que se hace en la Administración se hace con dinero público y hay que invertir una sola vez.

El presupuesto que tiene para las TIC la Dirección General de Modernización Administrativa ahora mismo es el 40% del que teníamos en 2006″

TB.- ¿Así que ha sido la crisis, y no un cambio de mentalidad, la que ha llevado a esta filosofía?

EA.- La crisis ha hecho que el cambio de mentalidad penetre. Uno de los ejes que mantenemos desde el día que llegamos es el de compartir, de modo que se invierta una sola vez. De hecho todos nuestros desarrollos están colgados en red para que puedan ser compartidos. Lo que hemos hecho con el poco dinero que tenemos es gastar bien, compartir más y cruzar la calle y decirle al ciudadano que esto es para él, para que lo use. Y si no se usa analizar en qué nos hemos equivocado.

TB.- Volvamos a la nueva Ley de Procedimiento Administrativo. ¿Cuándo calculan que esté en vigor y cuál será su impacto?

EA.- Este mes está circulando por los ministerios para que se realicen las observaciones pertinentes y a finales de junio se mandará a las Cortes para comenzar la tramitación. Normalmente lo que se tarda en gestar una ley son nueve meses. Esta ley va a ser un bombazo; esto sí que acelerará la Administración Electrónica.  Igualará el procedimiento normal al electrónico. Hasta este momento los procedimientos electrónicos han sido muy penalizados. Si un ciudadano quiere registrar un documento, va al Registro, el funcionario le pone un sello y punto; ni siquiera se le pide el DNI. Pero si quiere hacerlo de forma digital se le pide firma electrónica avanzada.

La nueva Ley de Procedimiento Administrativo va a ser un bombazo; esto sí que acelerará la Administración Electrónica”

Lo que ha ocurrido es que por miedo a la Administración electrónica se le han puesto a esta muchas trabas, tantas que la utilización se ha estado lastrando. La nueva ley informará al ciudadano por qué canal debe hacer los procedimientos, las cargas que tiene en cada caso y, sobre todo, por fin no será más difícil, ni más costoso, ni más largo, ni más incomprensible hacer un procedimiento por la vía electrónica que por la tradicional. Además de declarar obligatoria la relación de algunos ciudadanos con la Administración de forma electrónica (los colectivos que antes comentábamos), creará los registros electrónicos, las direcciones electrónicas habilitadas y quitará los famosos papeles rosas que además cuestan mucho dinero. También creará los archivos electrónicos para que en la Administración no tengamos que seguir guardando papeles que ocupan espacio y suponen un dinero. Es un cambio que no se ha producido nunca, ni siquiera con la Ley 11/2007, es la verdadera aplicación de la Administración electrónica a los procedimientos.

TB.- ¿La seguridad sigue siendo uno de los grandes desafíos para la Administración electrónica?

EA.- La seguridad es el gran mito y la excusa para decir que la Administración electrónica no está bien afianzada. Toda la red de comunicaciones del estado está metida en SARA, la única red que hay en España que está mallada punto por punto, encriptada en su totalidad, certificada por el Esquema Nacional de Seguridad, vigilada por el Centro Criptológico Nacional, que conecta a todas las administraciones (estatal, autonómica y local). Es desde luego una red mucho más segura que la que usamos cuando compramos en cualquier tienda de comercio electrónico. La Administración electrónica, si es algo, es segura.

La seguridad es el gran mito y la excusa para decir que la Administración electrónica no está bien afianzada”

TB.- Antes se refería al reto de la interoperabilidad. ¿En qué estado se escuentra este desafío?

EA.- Con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) vamos bastante bien. Pero seré sincera: las administraciones aún siguen manteniendo apalancada detrás de sus competencias la tendencia a no colaborar, a no compartir suficientemente y a no racionalizar suficientemente los desarrollos electrónicos. Si estuviéramos convencidos de que todo lo que hacemos es de verdad para el ciudadano y de que cooperando y trabajando juntos ahorramos y mejoramos, esto sería mucho más fácil.

Las administraciones aún siguen manteniendo apalancada detrás de sus competencias la tendencia a no colaborar, a no compartir suficientemente y a no racionalizar suficientemente los desarrollos electrónicos”

TB.- ¿Se trata, de nuevo, de un problema cultural?

EA.- Lo es, pero también es político, competencial y territorial. Cada uno quiere ser el dueño de sus desarrollos cuando no hace falta reinventar la rueda sino hacer que ésta sea hidráulica; y la única solución para ello es mejorarla juntos.

TB.- ¿Qué han hecho para facilitar la compartición de desarrollos en los últimos años?

EA.- La crisis ha hecho mucho en este sentido. El hecho de abrir y brindar a las comunidades autónomas y a los entes locales la posibilidad de que compartan desarrollos de forma gratuita y, en otras ocasiones, de que lo hagan solo contribuyendo a la cofinanciación del mantenimiento ha sido bien recogido por estos organismos debido a la crisis y a la escasez de presupuesto. En la Dirección hemos hecho una labor importante en los comités sectoriales, lo hemos contado y en algunos casos ha prendido y va a funcionar.

TB.- Uno de los modelos que más calado está teniendo en el sector privado es el de cloud computing. ¿Cómo está siendo acogido en la Administración?

EA.- Los servicios en la nube son ya el presente. Dado que SARA ya estaba extendida lo que hemos hecho ahora es meterla en la nube, lo que nos posibilita ofertar servicios en todas las formas: de infraestructura, de plataforma, de software como servicio… De aquí al final de la legislatura veremos grandes avances en este sentido. Se trata, eso sí, de una nube privada de la Administración, ya que tiene que ser muy segura. Allí colgaremos todo, hasta la nómina del personal de la Administración. Y todos los mantenimientos que tienen los ministerios en forma de compra de licencias se verán muy abaratados gracias a ello.

TB.- ¿Qué otros desafíos les preocupan?

EA.- La necesidad de reducir cargas administrativas. La Administración sigue siendo muy lenta y pesada, sigue pidiendo documentos que tiene en su poder, sigue tardando en dar la respuesta al ciudadano, sigue esperando que éste sea el que aporte y no el que valide, sigue pensando que ella decide y el ciudadano paga, y no es así, este último es el que decide y la Administración la que administra. Tenemos que aprender a que la vocación de servicio es así. Ese cambio de paradigma es importantísimo. Hay procedimientos como el de creación de una empresa que deben ser más sencillos. Por otro lado, la Administración tiene todos los datos del ciudadano, así que hace muy poco hemos creado una plataforma de intermediación para que todos los organismos los recolecten y los pongan en común los datos de modo que el ciudadano no tenga que volver a dar sus datos sino que las administraciones los busquen.

TB.- ¿Tecnologías como big data ayudarán en este sentido?  

EA.- Trabajamos con big data y open data, pero esto es mucho más fácil. Pondremos dicha plataforma de intermediación en la nube, así que solo hace falta quizás lo más difícil: el cambio de mentalidad. Decir a los empleados públicos que cada dato que tengan lo tienen que subir a la plataforma porque ya no podrán pedirlo al ciudadano es un cambio cultural importante, y más teniendo en cuenta que la media de edad de la Administración General del Estados es de 52 años.

TB.- Antes se refería al modus operandi de otros países a la hora de hacer realidad la Administración electrónica, pero ¿qué posición tiene España respecto a la media europea?

EA.- Muy buena. En Europa estamos en el tramo de cabeza de los tres que existen. Los países más desarrollados son los eslavos y luego los grandes países como Alemania, Reino Unido… y también España. Estamos bien. Por otro lado, el modelo de SARA en la nube está dinamizando la nube europea de la Administración. Es un modelo paradigmático. El DNI electrónico –que no ha sido lo que esperábamos y también tendremos que meterle mano– es un modelo también paradigmático.

TB.- ¿Cuál ha sido el problema del DNI electrónico?

EA.- El problema es que muy poca gente lo tiene activado, tres de cada diez personas. Muchos ciudadanos tienen en su bolsillo un instrumento potentísimo como si fuera un pedazo de  papel como era el antiguo DNI. Y no lo es: te abre la posibilidad de contratar, de hacer la declaración de la Renta, de firmar electrónicamente, seguro al cien por cien… ¿Por qué? Esto se debe a un motivo cultural, porque hay gente que ni lo intenta, y también porque está mal hecho. Los que intentan usarlo se encuentran con que tienen que bajarse un drive, luego tienen que tener una ranura con lector en el ordenador para insertarlo, meter las claves que se validan cada dos años cuando el DNI te dura 10… ¿Cómo lo vamos a resolver? De nuevo hablamos de la Ley de Procedimiento Administrativo. Ésta va a preservar la firma electrónica avanzada para aquellos procedimientos que toquen derechos y libertades y cuestiones de ese calado. Pero el resto de las relaciones con la Administración se hará con claves compartidas, como hacen los bancos, de forma fácil. O con claves numéricas o con un PIN de 24 horas, etc. Además, promoveremos la firma en movilidad para que los ciudadanos no tengan que tener ni driver que bajarse ni ranura donde insertar el DNI. Promoveremos la firma desde el móvil y la tableta y muy sencilla de usar.

La firma electrónica avanzada se  requerirá en los procedimientos que toquen derechos y libertades pero el resto de las relaciones con la Administración se hará con claves compartidas, como hacen los bancos”

TB.- ¿Los ciudadanos podrán entonces firmar documentos de la Administración desde su dispositivo móvil? ¿Cuándo?

EA.- Sí. Estamos haciendo pruebas con iOS y Android para que los ciudadanos puedan firmar documentos de la Administración desde su dispositivo móvil en unos meses. Y las claves compartidas llegarán con la Ley de Procedimiento nueva. La movilidad es estratégica para la Administración electrónica y tenemos que estar preparados.

Los ciudadanos podrán firmar documentos de la Administración desde su dispositivo móvil en unos meses”

TB.- Además de la comodidad en el uso de la Administración electrónica, ésta conlleva importantes ahorros no solo para los ciudadanos y las empresas sino también para la propia Administración. Recientemente daban a conocer cifras sorprendentes…

EA.- Sí, en 2013 los ciudadanos y las empresas ahorraron más de 16 millones de euros por usar los servicios telemáticos de la Administración del Estado, y el ahorro de la Administración al usar los servicios de la Secreataría de Estados de Administraciones públicas ascendió a más de 76 millones de euro. Por otro lado, aunque se ahorra, la Administración precisará de mucha formación para que sus empleados trabajen de otra manera y también será necesaria una mayor racionalización del empleo público.

TB.- A finales de 2013 nacía la figura del CIO de la Administración General del Estado. ¿Qué supone este rol de cara a la mejora de las TIC en el sector público y cuál es el balance de su labor hasta ahora?

EA.- Sus competencias troncales son muy amplias y necesarias, como la consolidación de los más de 400 centros de datos que tiene la Administración, el abaratamiento de su mantenimiento, el lograr que se compartan costes y, sobre todo, que se considere a la Administración como un cliente único en las compras de TIC, de modo que se consigan economías de escala y mejores precios. También trabajará en que cada vez que se cambie un nombre a un ministerio no haya que cambiar todo, en el gran contrato de telecomunicaciones… Las repercusiones económicas y en cuanto a racionalización de recursos que tendrá la labor del CIO serán importantes. En la Dirección de Modernización Administrativa trabajamos con él y nos ayudamos mutuamente.

TB.- ¿En qué áreas abordarán una mayor inversión en TI dentro de la Dirección que lidera?

EA.- Seguiremos trabajando en los proyectos establecidos por CORA, la Comisión de Reforma de la Administración, es decir, en buscar una Administración más cercana para el ciudadano, sencilla, que comparta, que apoye al emprendimiento y al emprendedor… También en la reingeniería de procedimientos y en otros aspectos importantes como en dar el soporte tecnológico a la Ley de Transparencia del Gobierno, a la de Unidad de Mercado, a la de Factura Electrónica… Son tres soportes que nos han encomendado y van muy bien.

TB.- Una tendencia creciente en el mercado es la gamificación, es decir, la aplicación de las técnicas del juego a los procesos de negocio. ¿Han pensado en implantarla en la Administración?

EA.- No lo hemos explorado mucho, la verdad. Hemos hecho algunas experiencias de este tipo para apoyar la difusión al ciudadano de algunos desarrollos electrónicos y en actuaciones puntuales como en el Día de Internet… pero no mucho más. Quizá cuando ‘respiremos’ desde el punto de vista presupuestario podremos pensar en cosas creativas como esa. Lo que está claro es que, cuando pasemos estos años difíciles, la Administración o es electrónica o no será.

Cuando pasemos estos años difíciles, la Administración o es electrónica o no será”

TB.- ¿Y cuándo quedarán los recortes atrás? Recortes que no solo sufre la Administración sino muchas empresas de TI que se han visto afectadas por el ‘parón’ en la inversión en tecnología que realizaba un sector, el público, que era un claro motor de esta industria.

EA.- El año que viene no va a ser bueno. Aún nos piden muchos ajustes. Pero en 2016 empezará a haber alegría. En cualquier caso, estamos mejor que estábamos. Al menos los presupuestos, aunque muy modestos, no nos han impedido abordar lo que teníamos que hacer. Podríamos haber ido más deprisa, haber hecho más, pero no nos hemos quedado parados.

TB.- Las grandes inversiones del pasado… ¿volverán?

EA.- No. No deberían. No eran razonables. El modelo de islas en la Administración se ha acabado, hay que ir a un modelo continente en todo.

 

 

Sobre el autor de este artículo

Esther Macías

Periodista especializada en tecnología, innovación, economía digital y emprendimiento. Tras un largo paso por iWorld y ComputerWorld, desde 2013 estoy inmersa en la prodigiosa aventura de TICbeat como jefa de redacción.