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Reglas para escribir el email profesional perfecto

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Escrito por Ana Muñoz

Un buen correo electrónico puede abrirte las puertas de una empresa, o cerrártelas para siempre. Por eso, hoy te mostramos las reglas para escribir el email perfecto.

McKenzie hizo un estudio el año pasado en el que demostraba que los trabajadores empleaban el 28% de su tiempo a responder e-mails, el 19% a buscar información y el 14% a colaborar con otros compañeros. Por lo tanto, los empleados sólo dedicaban el 40% de su tiempo a las labores específicas de su puesto

Estas cifras pueden resultar impactantes, pero son una realidad. Y es que perdemos una gran cantidad de tiempo consultando el correo electrónico, bien porque no sabemos qué contestar exactamente o bien porque el volumen de mensajes es enorme.

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Sin embargo, contestar correctamente a uno de estos mensajes puede abrirnos muchas puertas, mientras que si lo hacemos mal, el desastre está asegurado.

Por eso, hoy te mostramos las 20 reglas para escribir el email profesional perfecto. ¿Comenzamos?

1. El destinatario lo último

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Nadie quiere recibir un correo a medias. Por eso, una regla básica a la hora de crear un email profesional es poner el destinatario lo último. Así te asegurarás que no se envía.

2. Comprueba 2 veces que el destinatario es correcto

Hay muchas Marías, Martas, Joses y Juanes en el mundo. Por eso, es fácil que nos confundamos a la hora de enviar un correo electrónico y se lo mandemos a otra persona que se llame igual.

3. Escribe el nombre correcto

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Si le mandas un correo a maria.jimenez@asddf.com, no puedes comenzar el mensaje con: “Hola Jose”. Esto suele ser muy habitual en los emails en cadena, así que ten en cuenta estos pequeños detalles.

4. Escribe bien su nombre

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Todos tenemos un contacto que tiene un nombre un poco extraño. Por eso, en estos casos, es esencial comprobar dos veces que lo hemos escrito bien.

5. No acortes el nombre del destinatario a menos que te lo pida

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Si tu destinatario se llama Cristina, no comiences el mensaje por: “Hola Cris”, a menos que la persona te lo pida. Evita también los motes o cualquier otro tipo de calificativo.

6. Asuntos claros y directos

Olvida poner un Asunto “clickbait” en el correo que mandes. A nadie le gustan este tipo de engaños. Así, te recomendamos algo del tipo: “Reunión miércoles” o “Sugerencias para el proyecto”. Y es que la gente decide cuándo abrir un correo en función del sujeto del mismo.

7. Incluye una firma

Para escribir el email perfecto, una de las claves es que cuente con una firma. Ésta debe incluir tu nombre completo, puesto, nombre de la compañía y teléfono de contacto. Además, debe estar al mismo tamaño de letra y tipografía que el resto del mensaje.

8. Usa siempre el correo de empresa

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Si trabajas para una compañía, deberías usar siempre tu correo profesional. En el caso de que no tengas, te recomendamos crear una dirección de email apropiada (con tu nombre y apellidos). Evita esas cuentas de tu etapa adolescente tipo: bebita_lalokita@ / cervezaman_molamas@

9. Saludos profesionales

Evita los coloquialismos del tipo: Hey Anita, cm sts?

Cuando estás escribiendo un correo profesional, tienes que saludar de forma correcta. Una buena forma es empezar por un simple “Hola Ana”.

10. Nunca comiences con un “yo”

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Es muy importante que nunca comiences un correo profesional con un “yo”, ya que dará la impresión que te crees más importante que el destinatario.

11. Piensa dos veces antes de darle a “Responder a todos”

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Nadie quiere leer una cadena de correos que no le incumbe. Por eso, a pesar de que pienses que puede ser una cuestión de educación y que a todos les interesa tu respuesta o pregunta, dale una vuelta antes de darle a “Responder a todos”.

12. Utiliza admiraciones con cuidado

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Los signos de puntuación pueden llegar a ser un verdadero quebradero de cabeza, sobre todo cuando estamos escribiendo un correo profesional. Por eso, te recomendamos tener cuidado con ellos a la hora de escribir. Y es que varias admiraciones pueden dar la sensación de que eres demasiado emocional o inmaduro.

13. Es importante tener en cuenta la cultura del destinatario

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Es importante saber de dónde es el destinatario, ya que la cultura de cada país cambia. Por ejemplo, en Japón o Arabia Saudí necesitan conocer un poco a la empresa para empezar a hacer negocios, mientras que los americanos o alemanes tienden a realizar un proceso más rápido.

14. Cuidado con el humor

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El sentido del humor puede malinterpretarse en un correo profesional. Por eso, te recomendamos dejarlo para cuando estéis cara a cara.

15. Contesta a los emails, aunque no sean para ti

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Es importante que contestes a todos y cada uno de los emails que te llegan, a pesar de que no sean para ti. La gente se equivoca, y siempre puedes dirigirle al departamento correspondiente en menos de un minuto.

16. Tipografías clásicas

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¿Sigues utilizando Comic Sans en tus correos de empresa? Te recomendamos que la dejes de lado para dar paso a tipografías con un aspecto más clásico. Así, te aconsejamos apostar por Arial, Calibri o Times New Roman a cuerpo 10/12 en color negro.

17. Usa la palabra “Urgente” con precaución

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Urgente no es lo mismo que Importante. Utiliza este marcador sólo en ocasiones excepcionales y si realmente la ocasión lo merece.

18. Nada es confidencial

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Muchos pueden malinterpretar tus palabras, así que recuerda que lo que mandes por email no es confidencial. Los ciberdelincuentes pueden hakear tu cuenta. Incluso, son muchos los que pueden mirar un correo de un compañero, simplemente, levantando la vista.

19. Pon en Copia (CC) sólo si es necesario

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Hay veces que ponemos en copia a mucha más gente de la que sería necesario. Por eso, es importante que sólo lo hagas cuando realmente sea imprescindible.

20. Cuidado con las MAYÚSCULAS

¿ME ESTÁS GRITANDO? Eso es lo que pensará el destinatario de tu correo si pones mayúsculas. Así que, evítalas.

Sobre el autor de este artículo

Ana Muñoz

Licenciada en Periodismo. Tecnoadicta, apasionada por los wearables y las pelis de superhéroes.