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¿Quieres ser más productivo? La regla del 80/20 puede ayudarte

La regla del 80720 aplicada a tu productividad diaria

La productividad y las vías para mejorarla traen muchos quebraderos de cabeza a empresarios, autónomos, freelances y asalariados. Hoy te contamos cómo la popular regla del 80/20 puede ayudarte a ser más productivo.

Para ser más productivos lo intentamos todo: utilizamos aplicaciones diseñadas para optimizar nuestro tiempo, buscamos alicientes diarios más poderosos que el dinero, apostamos por la flexibilidad y la conciliación, buscamos trucos para no enloquecer con la bandeja de correo electrónico o instalamos herramientas específicas en nuestros dispositivos móviles.

5 originales técnicas para mejorar tu productividad diaria

Hoy queremos hablarte de la regla del 80/20, también conocida como Principio de Pareto, a la que sumaremos otra teoría diferente, la de los dos factores, enunciada por Frederick Herzberg. La primera, a resumidas cuentas, postula que en muchos casos, el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas, mientras que el 80% restante sólo origina el 20% de los efectos.

El Principio de Pareto, la llave para ser más productivo

¿Nunca has tenido la sensación de no haber hecho nada en todo el día a pesar de haber dedicado tiempo a tu trabajo? El Principio de Pareto nos indica que, aproximadamente, tan solo un 20% aproximado de las actividades producen el 80% de los efectos/resultados. A nivel de productividad, implica que depuremos numerosas tareas irrelevantes y acciones intrascendentes que no generan los resultados deseados. 

Por lo tanto, no es más productivo quien entra primero y sale último de la oficina, ni quien está frente al ordenador papando moscas. Es preciso un cambio del paradigma organizacional ligado a la flexibilidad, la calidad de vida y la optimización de procesos. Te damos algunos consejos para aplicarlo:

  • Coge boli y papel y realiza una lista de ese 20% de actividades que producen el 80% de tus resultados. Puedes realizar la estimación en base a los beneficios profesionales, a la remuneración económica o a la rentabilidad.
  • Administra tu tiempo adecuadamente de tal forma que el grueso de tu trabajo se destine a ese 20% de tareas: Debes incidir en aquellas labores que te reporten mejores resultados, eliminar las tareas ineficientes en la medida de lo posible y reducir el tiempo de las distracciones o de la revisión estéril de las apps de mensajería instantánea, las redes sociales o la bandeja de entrada del correo electrónico.
  • Tienes varias opciones con respecto al 80%: Elimina las tareas que puedas, delega las que puedas o agrúpalas en bloques para reducir el tiempo que les dedicas a las mismas.

El resumen básico del Principio de Pareto -y aplicable no solamente a la productividad sino a todas las áreas de tu vida diaria- es identificar lo realmente importante y centrar tus esfuerzos en hacerlo lo mejor posible. Lo menos relevante debes desecharlo, delegar o agruparlo para llevarlo a cabo en una franja de tiempo determinada.

La Teoría de los dos factores

La Teoría de los dos factores se trara una teoría formulada por Frederick Herzberg para explicar mejor el comportamiento de las personas en situaciones de trabajo. Este autor plantea la existencia de dos factores que orientan el comportamiento de las personas:

  • La satisfacción que es principalmente el resultado de los factores de motivación, que contribuyen a aumentar la satisfacción del individuo, pero tienen poco efecto sobre la insatisfacción.
  • La insatisfacción es principalmente el resultado de los factores de higiene. Si estos factores faltan o son inadecuados, causan insatisfacción, pero su presencia tiene muy poco efecto en la satisfacción a largo plazo.

De esta forma, aplicada al ámbito del trabajo y de la productividad, esta teoría postula que un trabajador debería estar en un lugar donde como mínimo se encuentran condiciones laborales adecuadas, salarios atractivos, relaciones laborales basadas en la confianza y la flexibilidad, pero además un trabajo que permita desafíos y retos, y genere en el trabajador esta sensación de reconocimiento y logro. De nuevo, el dinero no lo es todo, sino que son recomendables:

  • Espacios de trabajo innovadores y accesibles, amplios y con zonas de gamificación, almuerzo y ocio que permitan a los trabajadores desenvolver su actividad de forma libre, independiente y colaborativa.
  • Buen ambiente organizacional basado en una cultura corporativa positiva, en herramientas de feedback y confianza entre el equipo de empleados.
  • Posibilidades de crecimiento y desarrollo personal: Es fundamental que existan oportunidades de promoción, reconocimiento de las tareas profesionales, responsabilidad y nuevos retos y desafíos.
  • Hueco para la creatividad: Las sesiones creativas como los hackaton, el brainstorming y sus alternativas o la amplitud de miras para proponer ideas deben ser habituales en el seno de tu empresa.

Sobre el autor de este artículo

Andrea Núñez-Torrón Stock

Licenciada en Periodismo y creadora de la revista Literaturbia. Entusiasta del cine, la tecnología, el arte y la literatura.

  • Juan Carlos López Toledo

    Muy bueno tú artículo.

    Por favor, sigue con trabajos sobre este tema.
    La eficiencia laboral
    Ladrones de tiempo en la jornada laboral.
    Las personas tóxicas que nos comen la motivación, tanto familiar como laboral.

    Muy agradecido por el artículo

    1@brazo desde Lanzarote

    Juan Carlos