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¿Qué es y para qué sirve un manual del empleado?

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Los manuales del empleado son un documento relativamente sencillo pero que alberga en su interior un gran poder: facilitar la convivencia y evitar problemas entre los trabajadores.

En las compañías, especialmente en aquellas con un cierto tamaño o con una plantilla en constante crecimiento, puede volverse complicado que todos los trabajadores remen en la misma dirección. No todos los empleados entienden de la misma manera la filosofía de la compañía, al igual que tampoco comparten los mismos principios de convivencia (incluso en torno a factores tan críticos como el respeto a la diversidad o el acoso laboral), trabajo en equipo o ética profesional que la organización necesita.

Y si antaño estos roces e interpretaciones variopintas eran solucionados rápidamente por el grito del superior de turno, ahora las empresas buscan formas mejores de alinear a sus trabajadores con los objetivos y los valores de la organización. Así, encontramos que prácticamente todas las grandes compañías ofrecen cursos de bienvenida a los nuevos profesionales para informarles de las pautas generales que rigen el funcionamiento de la empresa; y cada vez más se está extendiendo el uso de manuales del empleado.

Estos documentos, cuya extensión puede variar pero nunca son extremadamente largos para facilitar su lectura (de hecho, en muchas ocasiones incluyen material visual para simplificar su entendimiento), son la reproducción escrita de todo lo arriba mencionado. En ellos se recogen las principales normas de disciplina, ética profesional, respeto y compañerismo, objetivos de la empresa, comunicación interna y relaciones públicas a los que todos los trabajadores, sin excepción, deben acogerse.

En definitiva, una guía completa sobre cómo deben comportarse y qué deben hacer todos los profesionales en el espacio de trabajo, la cual sustituye a las antiguas normas informales (verbales o escritas) sobre las condiciones de trabajo y, además, permite actualizar estas reglas a toda la plantilla -incluso en distintos puntos del mundo- de forma fácil y frecuente.

El manual del empleado es, además, un instrumento de mucho valor en caso de que se produzcan litigios judiciales contra la compañía. En ese sentido, y pese a que carece de valor legal directo, el documento puede (y debe) incluir todos los principios laborales que recoja la legislación vigente, de modo que quede como una prueba por escrito del cumplimiento de los mismos en la organización (ya que, por el otro lado, los trabajadores tendrán un escrito al que acogerse en caso de que la compañía no vele por ellos). Asimismo, el manual puede servir como una prueba de apoyo ante un tribunal de que la empresa se opone a determinados comportamientos ilegales (como el acoso laboral) en caso de que se produzca algún desafortunado incidente entre los trabajadores.

¿Qué incluye un manual del empleado?

Un resumen de las políticas y normas de la organización del que no hay un estándar: cada compañía presenta particularidades que obligan a diseñar un manual del empleado único y específico para ella. Sin embargo, existen algunos puntos básicos que todos los manuales deben incluir, desde el resumen de la visión corporativa (cómo nació la empresa y cuál es su meta en la sociedad) hasta normas esenciales de educación y respeto a los compañeros (prohibición y amenaza de sanciones o despidos en casos de violencia o acoso en la oficina), pasando por recomendaciones de seguridad laboral (incluyendo los datos de contacto del personal médico o la mutua a cargo de los accidentes de trabajo), pasando por los principales derechos de los empleados (como los días de vacaciones y otros privilegios laborales recogidos en el convenio que sea de aplicación).

Partiendo de estos elementos, el manual del empleado puede alcanzar hasta donde llegue la imaginación (y las necesidades) del equipo de recursos humanos de la empresa: normas sobre las relaciones entre trabajadores -prohibiendo o admitiendo las muestras de afecto públicas o, incluso, la existencia misma de esas relaciones-, uso personal de los equipos informáticos, seguridad en el uso de Internet y políticas de protección de datos, propiedad de las comunicaciones online de los trabajadores, información sobre los canales de comunicación interna, programas de apoyo al emprendimiento dentro de la organización, datos sobre programas o campañas de terceros a los que se pueden acoger los profesionales…

Estos manuales del empleado deben ser leídos y comprendidos por toda la organización, para lo cual se debe disponer de una metodología que asegure que llegan a todos los trabajadores, en todos los países donde opere la compañía e indistintamente del rango que ocupe el profesional. Para ello, puede optarse por entregar una copia física del mismo cuando el empleado se incorpora a la empresa o, por el contrario, enviar una copia periódica a los trabajadores por correo electrónico, siempre que se pueda con acuse de recibo para asegurarnos de que todos han recibido esta comunicación. Además, en caso de contar con una intranet o una red social corporativa, es conveniente dejar una copia del documento siempre accesible para todos los empleados. 

Sobre el autor de este artículo

Alberto Iglesias Fraga

Periodista especializado en tecnología e innovación que ha dejado su impronta en medios como TICbeat, El Mundo, ComputerWorld, CIO España, Kelisto, Todrone, Movilonia, iPhonizate o el blog Think Big de Telefónica, entre otros. También ha sido consultor de comunicación en Indie PR. Ganador del XVI Premio Accenture de Periodismo y Finalista en los European Digital Mindset Awards 2016.