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Por qué deberías tener mini reuniones previas antes de la definitiva

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Escrito por Lara Olmo

Si tienes que dirigir una reunión importante en los próximos días, un experto en management recomienda sentarse antes uno a uno con algunos de los empleados que estarán presentes. Estas son sus razones.

Quizá cuando hayas leído el titular lo primero que habrás pensado sea  “Como si con una no fuera suficiente”. Y es cierto, en las organizaciones se malgasta un tiempo muy precioso en reuniones inútiles o mal programadas; algunos estudios recogen que se emplean una media de 31 horas mensuales en este tipo de encuentros. Y no sólo tienen un coste temporal sino también económico.

No estamos diciendo que las reuniones tengan que desaparecer, de hecho son un trámite insalvable en determinadas circunstancias, pero sí es posible sacarles mejor partido para que no supongan un colador de recursos en la empresa.

Más allá de establecer el número de personas que realmente hacen falta, cómo convocarla o cuánto debe durar en una reunión para hacerla más efectiva, hay otra técnica que quizás muchos hayan obviado y que funciona especialmente con aquellas en las que hay que tratar temas delicados o que plantean un cambio estructural o de estrategia importante para la empresa.

El experto en management empresarial Andy Molinsky sugiere que antes de tener una cita así, en la que lo habitual es reunirse con directivos y cargos de responsabilidad, es aconsejable tener citas individuales, mini meetings estratégicos, con algunos de ellos.

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No significa privilegiar a unos frente a otros, sino de recopilar feedback y conocer el terreno antes de afrontarlo, lo que evitará situaciones inesperadas o tener que volver a repetir la reunión final. Además, así vamos ganando terreno para que la nueva propuesta vaya calando y no sea comunicada precipitadamente.

Para estas reuniones previas, más breves que la final, él recomienda algunas prácticas

  • Habla con las personas adecuadas: para ello hay que sentarse antes con aquellos responsables a los que más directamente afectará el cambio que se va a plantear o cuya opinión pueda ser relevante. También con aquellos que, aun no viéndose alterados, puedan aportar un punto de vista diferente y enriquecedor a la propuesta que se va a hacer en la reunión final.
  • Escucha activa: otro de los consejos que aporta es que, si queremos que nos presten toda la atención en la junta final, es mejor que escuchemos y no tanto que hablemos en esta mini reuniones previas. No se trata de convencer (eso ya lo haremos luego) si no de escuchar lo que puedan aportarnos. No temer los asuntos delicados o que puedan ocasionar disputas también es recomendable, porque de ahí pueden salir posibles soluciones que se ofrezcan en la reunión final.
  • Adapta el discurso: aunque el asunto que se vaya a tratar es complejo y revolucionario para la compañía, no todo el mundo afrontar los cambios con la misma actitud ni tiene las mismas motivaciones. Por eso es importante conocer a quién tenemode delante en estos mini encuentros y su perfil, y explicarle la situación acorde a ello.

Vía | HBR

Sobre el autor de este artículo

Lara Olmo

Periodista 2.0 con inquietudes marketeras. Innovación, redes sociales, tecnología y marcas desde una perspectiva millenial. Vinculada al mundo startup. Te lo cuento por escrito, en vídeo, con gráficos o como haga falta.