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Las normas de etiqueta para los emails

redactando en ordenador

En el ámbito profesional es importante cuidar hasta el más mínimo detalle al enviar un correo electrónico. Descubre las normas de etiqueta esenciales para los emails.

La comunicación es clave en el ámbito laboral. Mientras que en persona es importante cuidar los gestos, además de los temas que se traten, en la comunicación por escrito también hay que guardar cierta cordialidad, especialmente si no conocemos al destinatario.

Redactar un email profesional puede parecer sencillo, pero hay algunas reglas a las que debemos atenernos si no queremos parecer maleducados. Recuerda que en un email la otra persona no puede percibir nuestro tono ni lenguaje corporal, por lo que ser descuidado puede generar fácilmente más de un malentendido.

Estas son las reglas de etiqueta más imprescindibles para emails:

  • Limita tus destinatarios: “Cuantos más, mejor” no es aplicable cuando se trata de un email. Evita enviar un correo a numerosos contactos por el mero hecho de enviarlo; plantéate si el contenido es realmente relevante para cada destinatario de la lista. Para ello puedes preguntarte que acción tendrá que llevar a cabo el receptor tras recibir el correo; si no se te ocurre nada puedes eliminar su nombre de la lista.
  • Usa Cco: Hacer uso del Cco es todo un detalle, pero debería ser obligatorio. Incluir a destinatarios en Cco protege su privacidad al no exponer su correo electrónico a otros recipientes desconocidos. Además, los emails masivos son fácilmente accesibles  por hackers, por lo que no usar Cco implicará poner en peligro la seguridad de los destinatarios. Eso si, cuidado con cuando uses Cco; jamás debe usarse de manera piadosa, es más bien una herramienta útil para enviar mensajes impersonales a grandes grupos de personas
  • Escribe bien el nombre del destinatario: Esto parece obvio: ¿que podría ser más ofensivo que escribir mal el nombre de alguien, o incluso equivocarse por completo? No obstante, muchas personas cometen este error: revisa tu email y no caigas en el.
  • Incluye un asunto informativo: Intenta ser más específico a la hora de escoger el asunto, así le será más fácil al receptor identificar tu correo, así como encontrarlo en un futuro. Jamás envíes un email sin asunto.
  • Breve y conciso: Ve al grano. Un email debe ser claro, conciso, y breve. Estudios aconsejan limitar su contenido a entre 50 y 125 palabras. Si el no puedes resumir el tema en ese número de palabras probablemente necesite tratarse por teléfono o en una reunión.

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  • Sencillez: Intenta que tu email sea sencillo: apuesta por párrafos cortos, máximo 3 líneas, e incluso puedes hacer uso de los ‘bullet points’ y negrita para destacar ideas. Cuanto más fácil sea de leer, más probabilidades tendrás de recibir una respuesta rápido.
  • Incluye una conclusión: Evita que la otra persona acabe de leer el email y se encuentre preguntándose: “vale, ¿y ahora qué?” Deja claro al final del correo cuál es la intención del mismo, y si necesitas que hagan algo o te faciliten alguna información asegúrate de incluirlo.
  • Pon una fecha límite: Poner una fecha límite no sólo te asegurará que no aplazarán tu email hasta el fin de los tiempos, sino les harás un favor ya que de esta manera la otra persona podrá organizarse sus tareas, estableciendo prioridades.
  • ¿Has incluido el archivo adjunto?: Somos humanos, cometemos errores y cualquiera puede olvidarse de incluir el archivo adjunto al enviar un correo. No obstante, para evitar pérdidas de tiempo es tan sencillo como acostumbrarse a revisar que lo has adjuntado correctamente la primera vez.
  • Revísalo: Intenta releer tu email antes de evitarlo. Un correo cuidado y sin errores refleja respeto, interés y seriedad.
  • Ten paciencia: Por mucho que cumplas con las reglas de etiqueta para emails, es posible, y muy probable, que no recibas una respuesta inmediata. Procura no empezar a atosigar a la otra persona pidiéndole una respuesta. Concede un plazo de 24 horas para los asuntos más urgentes, y hasta 3 días para el resto.
  • Si no recibes respuesta…: Si pasados tres días aún no has recibido respuesta envía un mensaje cordial recordándole el motivo del correo en un principio. Evita simplemente hacer alusión al primer email, sin explicar sobre que trataba, tan sólo aumentarás tus posibilidades de ser ignorado de nuevo.

Vía | GoSkills

Sobre el autor de este artículo

Christiane Drummond

Estudiante de Periodismo y Derecho en la Universidad Rey Juan Carlos, realizando una beca en Axel Springer conectada siempre con la actualidad e innovación!