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La innovación de Heinz para automatizar sus pedidos en España

Heinz

Más de la mitad de los pedidos de Heinz Ibérica eran procesados manualmente. Ahora, el 80% de ellos están automatizados.

Si una piensa en hamburguesas, le vienen rápidamente a la cabeza marcas como McDonald’s o Burguer King. Si, en cambio, evocamos el recuerdo del ketchup más famoso del mundo, la marca en que todos caemos se llama Heinz. No en vano, esta empresa norteamericana es líder a escala mundial en producción y distribución de salsas (tomate frito, ketchup y mayonesa) y platos preparados. En España cuenta con marcas tan conocidas como Heinz, Orlando, HP o LP.

Sin embargo, tamaño éxito y volumen de negocio también trajo consigo una importante complejidad a la empresa, especialmente en cuanto a su gestión de sus flujos documentales y, en concreto, al manejo de sus pedidos en toda Europa, incluyendo nuestro país.

Heinz Ibérica recibe anualmente cerca de 22.500 pedidos, el 44% de los cuales entra por un sistema informático y el resto, recibidos por fax, email o en papel, se procesaban manualmente, de manera que los datos debían ser tecleados para su introducción en su sistema SAP. 

Para resolver esta problemática, el pasado año Heinz Ibérica implantó una innovadora herramienta para automatizar la gestión de pedidos y, así, reducir la intervención manual en el proceso de tramitación, lo que se traducía en una dificultad en la gestión debido a la falta de visibilidad y la alta probabilidad de errores. Asimismo, Heinz necesitaba estandarizar su proceso para hacerlo más ágil y liberar el tiempo dedicado a la gestión administrativa de pedidos para que sus equipos pudieran dedicarse a atender otras áreas: atención al cliente, gestión de la cadena de suministro…

Heinz se apoyó en la solución de Gestión de Pedidos de Esker en la nube, la cual captura la información clave de los documentos entrantes y la convierte en formato web, de manera que los gestores de Servicio al Cliente de la compañía de ketchups pueden validarlos y aprobarlos fácilmente en un portal web. La imagen de los pedidos queda accesible en el sistema SAP a través de un weblink.

El 80% de los pedidos ya están automatizados

El proyecto se puso en marcha en agosto de 2015. Con un grupo limitado de clientes en esta fase, el 20% de los pedidos manuales pasaron a gestionarse automáticamente desde el primer día. En una segunda fase, en septiembre, fueron incorporados al sistema el resto de clientes, y en cuatro meses se había conseguido automatizar la gestión del 80% de los pedidos que llegaban por fax y por email, lo que supone más de 1.000 que antes se procesaban a mano cada mes.

Con esta iniciativa, Heinz Ibérica ha logrado un proceso más rápido de trabajo, gracias al reconocimiento preciso de datos y palabras clave, creando encabezados con la información que permite identificarlos. Además, los trabajadores de la firma pueden publicar los pedidos directamente en el ERP de la compañía o archivar automáticamente los documentos en formato electrónico.

Sobre el autor de este artículo

Alberto Iglesias Fraga

Periodista especializado en tecnología e innovación que ha dejado su impronta en medios como TICbeat, El Mundo, ComputerWorld, CIO España, Kelisto, Todrone, Movilonia, iPhonizate o el blog Think Big de Telefónica, entre otros. También ha sido consultor de comunicación en Indie PR. Ganador del XVI Premio Accenture de Periodismo y Finalista en los European Digital Mindset Awards 2016.