Empresa

La importancia de la automatización de los procesos de negocio

Xerox España
Escrito por Autor Invitado

Es un hecho que los procesos digitales suponen una gran ventaja para las empresas, ya que les permiten realizar su trabajo de una forma más ágil y eficiente, sin mencionar el importante ahorro de costes y tiempo que éstos suponen. Y es que la era digital promete grandes cosas, un mundo en el que personas, procesos y tecnología se combinan para realizar todo el trabajo sin esfuerzo.

Entonces, ¿por qué todavía hay muchas compañías que siguen imprimiendo en papel millones de documentos cada año en todo el mundo, a pesar de que la mitad de lo que imprimimos se utiliza una sola vez y luego se tira o se guarda en una carpeta?

Las organizaciones tienen cientos, o tal vez miles de procesos, pero disponen de recursos limitados. Por eso les resulta difícil abordar toda la transformación digital al mismo tiempo y establecer prioridades, lo que implica un camino lento y tener que mantener en espera la transformación de muchos procesos.

Además, los resultados del estudio Digitization at Work de Xerox revelan que, a pesar de que las empresas desean un futuro digital más ágil, su presente sigue lastrado por el papel. Si pensamos que nuestra vida diaria es fácil creer que vivimos en la era digital, pero en el trabajo los procesos en papel suelen ser la norma.

Menos del 50% de las organizaciones realizan actualmente procesos que sean casi o totalmente digitales. Y esto no solo mina la productividad al perpetuar los procesos manuales lentos y costosos, sino que además supone un despilfarro enorme. No obstante, muchas empresas prevén que en el futuro tendrán un entorno de trabajo digital y automatizado, y el 85% puede identificar fácilmente cuáles son las áreas más idóneas para implantar las tecnologías de automatización, siendo los procesos financieros y de atención al cliente los principales candidatos.

pablo-de-frutos-business-development-manager-de-xeroxAunque estos últimos datos resultan ambiciosos, hay que tener en cuenta que, según el estudio, el 37% de los encuestados afirma trabajar para una empresa que no tiene todavía una estrategia de redes sociales en marcha, y el 40% manifiesta que en su compañía aún no se han implantado las soluciones que se necesitan para hacer posible el trabajo móvil. Además, aún nos enfrentamos a la existencia de un entorno dentro de las corporaciones en el que existen procesos que están en ‘tierra de nadie’, algo que resulta frustrante por dos motivos: la intrusión del papel en los procesos digitales y la necesidad constante de la intervención humana.

Por eso es vital la automatización de los procesos de trabajo, puesto que duplica la productividad de los empleados, ofrece una drástica disminución de los tiempos de respuesta (de días a tan solo unas horas o incluso minutos), supone un 80% menos de errores, una mejor detección y resolución de los mismos, y ofrece un ahorro de 1 euro por hora y empleado al no imprimirse los documentos.

Teniendo en cuenta todo esto, si parece que el 2015 fue el año en el que la digitalización y automatización de los procesos de trabajo fue un concepto que las empresas empezaron a adoptar y conocer más, ¿serán los próximos años los que comencemos a vislumbrar el impacto de la transformación digital de las compañías? De hecho, existen cinco áreas claves donde la optimización de procesos puede ayudar a las empresas a ser más eficientes y a crear estrategias digitales duraderas:

  1. Obtener una visión general de los flujos de trabajo en papel – Muchas empresas (55%) carecen de un análisis inicial sobre cómo se están llevando a cabo sus procesos en papel.
  1. Analizar lo que está sucediendo – Las herramientas de analítica avanzadas ofrecen información útil sobre quién está accediendo a qué documento, cuándo y con qué finalidad.
  1. Compartir actualizaciones – En el futuro esperamos ver a más organizaciones aprovechándose de las ventajas que ofrece la trazabilidad en el estado de los procesos en tiempo real, ya que se utilizará para hacer un mayor seguimiento de los trabajos y, en última instancia y si fuera necesario, cambiarán el funcionamiento de los procesos en busca de un incremento en la productividad.
  1. Poner a escala – Hoy en día, el 45% de los empleados trabajan para una organización que no utiliza actualmente tecnologías de automatización inteligente. Inevitablemente, veremos incluso más empresas utilizar programas de software que pueden imitar a los seres humanos en la manipulación de los datos, desencadenando respuestas y procesamiento de las transacciones.
  1. Trabajo en equipo – Al haber más herramientas de análisis y evaluación, las empresas estarán más cerca de llevar a cabo la transformación digital completa. El traspaso de tareas entre la mano de obra y las máquinas en un determinado flujo de trabajo será algo cada vez más habitual.

Las empresas empezarán pronto a dar los pasos anteriores para identificar nuevas oportunidades y construir e implantar auténticas estrategias y herramientas digitales. Para que esto suceda es fundamental tener en cuenta que un partner con una amplia experiencia en mejorar los procesos de gestión documental y automatización de flujos de trabajo es el aliado perfecto para dar el salto final y avanzar en la transformación digital de su negocio.

El autor de este artículo es Pablo de Frutos, Business Development Manager de Xerox España.

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