Empresa

El 35% de la jornada laboral se desperdicia buscando documentos en papel

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El 16% del presupuesto de las empresas se pierde en sus ineficientes procesos documentales, algo evitable si se implantaran herramientas de gestión documental.

Las oficinas del siglo XXI son muy distintas de las que podían verse hace apenas unas décadas, cuando la irrupción de las nuevas tecnologías no era tal. Sin embargo, hay algunas cosas que no cambian nunca, como son las fugas de eficiencia en el seno de las organizaciones, a veces a causa de las propias particularidades de la empresa y, en otras, porque los trabajadores deben perder su tiempo en tareas que no son nada productivas y, por supuesto, que no generan ningún tipo de valor para el negocio.

¿Y cuál es la principal tarea en la que los empleados desperdician gran parte de su vida en la oficina? Según un estudio recién presentado por TBS, los profesionales gastan hasta 600 horas laborales al año buscando los documentos impresos que necesitan para trabajar, el equivalente a más del 35% de su jornada completa.

No en vano, y aunque pueda parecer una cuestión baladí, la pérdida de productividad causada por la gestión de información basada en papel supone un lastre más que relevante para las empresas, un tema que debería ser tenido en cuenta por los equipos directivos para evitar esta fuga de tiempo (y de recursos).

En ese sentido, a los costes humanos se unen también los intrínsecos a la propia producción documental (impresión, fotocopiado, archivadores, etc.), unos gastos que pueden alcanzar el 16% de los ingresos totales de una compañía. Los autores del estudio explican que, incluso, existen acciones que, al realizar la gestión documental manualmente, se repiten de forma inconsciente, ya que no existe una automatización de los procesos. Por ejemplo, un documento se copia hasta 20 veces de media, sin ningún tipo de control, con un coste de entre 35 y 420 euros.

¿La solución? La gestión documental automatizada

Retrocediendo al comienzo de este artículo, cabe preguntarse por qué han evolucionado muchos otros procesos de negocio en las empresas contemporáneas (como la gestión y planificación de recursos o el contacto con clientes) pero no lo han hecho de igual modo los flujos documentales. De hecho, la solución más inmediata a toda esta problemática y pérdida injustificada de tiempo radica en un tipo de software que ya lleva disponible bastantes años en el mercado: las soluciones de gestión documental.

Así, contar con un software de gestión documental que permita la automatización de los procesos de negocio basados en el papel supondría un gran ahorro para las empresas, en todos los niveles. Según la firma de análisis Gartner, la reducción de costes que se produciría en una organización que disponga de sus procesos de documentales automatizados asciende entre el 65% y el 80% de ahorro. Entre otras ventajas, la digitalización de documentos permitirá ahorrar espacio en el archivo de históricos, reducir las tareas basadas en el papeleo y el coste ambiental correspondiente. Además, cabe destacar como un pilar importante en esta mejora de procesos, el evitar la pérdida de documentos y acceso a la información en tiempo real.

Sobre el autor de este artículo

Alberto Iglesias Fraga

Periodista especializado en tecnología e innovación que ha dejado su impronta en medios como TICbeat, El Mundo, ComputerWorld, CIO España, Kelisto, Todrone, Movilonia, iPhonizate o el blog Think Big de Telefónica, entre otros. También ha sido consultor de comunicación en Indie PR. Ganador del XVI Premio Accenture de Periodismo y Finalista en los European Digital Mindset Awards 2016.