Empresa

¿Cuáles son los verdaderos ‘ladrones’ de tiempo en el trabajo?

Hay muchas cosas que pueden hacernos perder la concentración y malgastar el tiempo en la oficina. Aquí analizamos algunos de estos factores a evitar.

¿Nunca te ha sucedido que pasa una jornada laboral pasa rápidamente ante tus ojos sin apenas darte cuenta? ¿O de que, pese a no haber parado ni un segundo quieto, tu lista de propósitos no ha bajado absolutamente nada? Lo que ocurre es que, en nuestro día a día, nos enfrentamos una gran cantidad de ladrones de nuestro tiempo, tareas que no son absolutamente nada productivas y que nos quitan la oportunidad de centrarnos y dedicarnos a lo que realmente tenemos que hacer.

Más allá de priorizar nuestras obligaciones diarias, lo realmente fundamental es aislarnos de factores distractores como las interrupciones inesperadas, las reuniones largas e improductivas, las llamadas de teléfono accesorias, las consultas repetitivas de compañeros o el uso completamente inadecuado del correo electrónico.

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Todos estos elementos, junto a otros como las políticas de puertas abiertas o las impuntualidades de otras personas, son ladrones de tiempo de primer orden. Dicho de otro modo, aspectos a evitar de cualquier modo si queremos mejorar nuestra productividad. Profundicemos sobre algunos de estos indeseables compañeros de aventura laboral y cómo afectan a nuestro rendimiento.

Desorden

Una mesa ordenada es una mesa productiva. Recientes estudios señalaban que hasta la mitad de la jornada laboral de un trabajador de oficina se perdía buscando los documentos que necesitaba para hacer sus labores. Si bien no podemos evitar tener que usar archivos de dimensiones épicas o complicadas bases de datos, sí que está en nuestras manos evitar tener una mesa en la que no encontremos nuestros propios papeles, generando no sólo el caos sino también un importante nivel de estrés.

Llamadas telefónicas

Puede parecer que es una forma rápida de comunicarnos con otros compañeros y resolver dudas de forma productiva, pero lo cierto es que tras muchas llamadas telefónicas tan sólo se esconden conversaciones intrascendentes que podrían ser resueltas por cualquier plataforma de colaboración. También, si se está en cargos con responsabilidades hacia el exterior de la organización, es probable que recibamos muchas llamadas para realizarnos propuestas o ‘contactos a puerta fría’ para solicitarnos reuniones. Es fundamental, si no queremos perder todo el día con el teléfono en la mano, saber cuándo responder y cuándo no, rechazando amablemente las llamadas que no nos resultan interesantes o estableciendo períodos en que no estaremos disponibles para nadie más que nuestro trabajo inmediato.

Uso del email

Igual que sucede con las llamadas, el uso inadecuado del correo electrónico puede hacernos perder mucho tiempo (y energías)… especialmente si somos de esos adictos a abrir cualquier mensaje nuevo que llegue a nuestra bandeja de entrada. Los expertos recomiendan usar filtros para clasificar los emails que nos envíen (ya sea por temática, urgencia o remitente). Mismo sucede con el uso de redes sociales o plataformas de comunicación online: su uso debe ser controlado y ajustado de modo que no interfiera con nuestro trabajo ni con nuestro rendimiento profesional.

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Decir que no

Todos tenemos solicitudes que a veces exceden nuestra capacidad para atenderlas. Para gestionar de forma eficaz el tiempo es necesario saber decir que no. Sirva como muestra un ejemplo: cuando estamos concentrados realizando un trabajo importante y recibimos una llamada telefónica de una compañía de seguros y la persona quiere que le atendamos en ese mismo momento debemos ser asertivos y decirle que no le podemos atender en ese momento .

Puertas abiertas

Por último, otro ladrón del tiempo sobre el que conviene profundizar es la política de puertas abiertas que muchas organizaciones y personas individuales tienen; esa práctica de atender a cualquiera que se nos aproxime y tratar de empatizar con las necesidades del resto de compañeros. Si bien en origen se trata de una buena filosofía de trabajo (y de forma de ser), lo cierto es que las numerosas interrupciones que esta política acarrea nos obliga a también cerrar la puerta de vez en cuando, incluso de forma programada, para que las personas de nuestro entorno sepan que en esas horas necesitamos estar concentrados y trabajar sin que nadie ni nada nos robe el tiempo.

Sobre el autor de este artículo

Alberto Iglesias Fraga

Periodista especializado en tecnología e innovación que ha dejado su impronta en medios como TICbeat, El Mundo, ComputerWorld, CIO España, Kelisto, Todrone, Movilonia, iPhonizate o el blog Think Big de Telefónica, entre otros. También ha sido consultor de comunicación en Indie PR. Ganador del XVI Premio Accenture de Periodismo y Finalista en los European Digital Mindset Awards 2016.