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Consejos para gestionar correctamente los recursos en los proyectos TIC

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Si un CIO gestiona ineficientemente sus recursos -técnicos o humanos- puede provocar una pérdida económica notable a la empresa o, directamente, bloquear su funcionamiento.

En el día a dia y, especialmente, a la hora de poner en marcha un nuevo proyecto TIC o de remodelar la estructura tecnológica ya existente en una compañía o departamento, uno de los factores que más quebraderos de cabeza causan a los CIO es la gestión de los recursos, tanto tecnológicos como humanos. O dicho de otro modo: ser capaces de evaluar la demanda que van a recibir para adecuar la capacidad del despliegue y evitar futuras sobrecargas e ineficiencias del sistema.

No en vano, la planificación de recursos y capacidades es una de las facultades más importantes en un director de Información, ya que sobre la base de asignar y programar recursos se sustenta el éxito o el fracaso de cualquier aplicación o sistema de negocio. En ese sentido, una reciente encuesta de Appleseed Partners y PlanView refleja que el 75% de las organizaciones consideran este aspecto como extremadamente importante y una pieza esencial del plan estratégico de su empresa.

Sin embargo, más de la mitad de las empresas aseguró tener un nivel bajo de madurez en este terreno, con lo que les costaba tener una cultura de gestión que tuviera la planificación de recursos en el centro de la ecuación. Incluso, un escandaloso 29% de estas compañías afirmó no tener en cuenta “en absoluto” las limitaciones de capacidad de su infraestructura tecnológica.

¿Qué supone esta actitud despreocupada hacia la gestión de recursos? Pues que, a la hora de implementar cualquier nueva solución, los sistemas y capital humano actuales pueden colapsar e impedir su uso por parte de los trabajadores, obligando a la organización a invertir más dinero en comprar nuevos sistemas y reordenar su ecosistema. O, todo lo contrario: que se desarrolle una infraestructura y un equipo técnico en el departamento TIC excesivamente ambicioso y cuya capacidad sobrepase con creces la demanda de los empleados, con lo que se habrá realizado un sobrecoste innecesario y del que nadie sale beneficiado.

Cuatro claves para gestionar mejor los recursos TIC

Pero, ¿cómo puede un directivo de TI controlar mejor esta planificación, aumentando la eficiencia de la compañía y reduciendo los costes de su departamento? Pues bien, el informe en cuestión también refleja algunas consideraciones que pueden ayudar a cualquier CIO que se precie a optimizar mejor esta fase de sus despliegues y nuevos proyectos: 

  1. Mejorar la visibilidad de todos los proyectos en marcha en la empresa: En muchos de los casos, existen despliegues y exigencias relacionadas con el ámbito TIC que ni han sido planificadas y, en muchos casos, ni siquiera están supervisados o bajo el conocimiento del CIO. Pensemos, por ejemplo, en un servicio en la nube que contrata un departamento pequeño de la empresa para una función concreta, el cual quizás podría ser ejecutado o contratado dentro de la estrategia general de sistemas de la organización.
  2. Comprender mejor la capacidad de los recursos existentes y futuros: No basta con identificar los límites de los sistemas y la demanda actual. Por el contrario, es necesario también conocer en detalle factores que afectan a los proyectos TIC como las capacidades humanas con que se cuenta dentro y fuera de la organización para su puesta en marcha, posibles necesidades futuras de los equipos de negocio, etc.
  3. Visión en tiempo real del uso de los recursos: Las compañías con mayores niveles de madurez en este terreno son aquellas que son capaces de identificar, en tiempo real, el consumo que se está haciendo de las herramientas, qué empleados están disponibles para poner en marcha un nuevo despliegue, etc.
  4. Ejecutar y analizar escenarios hipotéticos: A medida que las organizaciones logran gestionar mejor sus recursos, se acortan los tiempos de respuesta ante las necesidades de la compañía, por lo que la toma de decisiones debe ser muy rápida. Para ello es esencial entrenar y probar los distintos escenarios que se pueden plantear en un futuro para tener una estrategia definida ante todos ellos.

Sobre el autor de este artículo

Alberto Iglesias Fraga

Periodista especializado en tecnología e innovación que ha dejado su impronta en medios como TICbeat, El Mundo, ComputerWorld, CIO España, Kelisto, Todrone, Movilonia, iPhonizate o el blog Think Big de Telefónica, entre otros. También ha sido consultor de comunicación en Indie PR. Ganador del XVI Premio Accenture de Periodismo y Finalista en los European Digital Mindset Awards 2016.