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Cómo mejorar la transferencia de conocimiento en las empresas

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La irrupción de las plataformas colaborativas y técnicas como la minería de datos están suponiendo un antes y un después a la hora de gestionar el capital intelectual.

En muchas empresas, más conforme aumenta el tamaño de la organización y las estructuras internas de la compañía, es muy frecuente que se produzcan vacíos en la comunicación interna que impiden que las innovaciones y mejores prácticas descubiertas por un departamento lleguen a expandirse al equipo de al lado. Es lo que se conoce como una traba a la transferencia o gestión del conocimiento, un concepto cada vez más de moda en nuestra sociedad en tanto que la digitalización está poniendo en valor la información como principal activo de negocios.

Llevar la innovación desde donde se produce, en los equipos de I+D principalmente, hasta los grupos de ventas o márketing no es una misión sencilla. Tampoco lo es conseguir que calen las directrices y consejos de la dirección en todos los equipos de trabajo. Al igual que es muy difícil compartir casos de éxito, estudios e investigaciones que puedan ser de utilidad no sólo a sus creadores sino al resto de sus compañeros.

Las nuevas tecnologías están jugando un papel determinante a la hora de ayudar a las compañías a identificar y organizar todo el conocimiento generado por la empresa, así como impulsar la creación de nuevo conocimiento y apoyar la reutilización de todo ese volumen de información por otros empleadosEn ese sentido, la irrupción de las plataformas colaborativas y técnicas como la minería de datos están suponiendo un antes y un después a la hora de gestionar el capital intelectual.

Un estudio conocido como MAKE (Most Admired Knowledge Enterprises) mide anualmente cuáles son las compañías a escala mundial que mejor están llevando el conocimiento de una punta a otra de la organización y, por ende, sacando más valor de ello. En el último informe, correspondiente a 2015, las mejores empresas en esta materia fueron Accenture, Apple, BMW, ConocoPhillips, EY, Facebook, Fluor, FMC Technologies, Google, IBM, Infosys, Microsoft, Phillips 66, PwC y Samsung.

Plataformas colaborativas

Dado que el objetivo es compartir más información entre los miembros de la empresa, lo más sencillo es construir o aprovechar las plataformas colaborativas de la empresa para impulsar este intercambio de conocimiento. Así, las redes sociales internas (como Facebook at Work o Yammer) pueden ser utilizadas para este propósito, al igual que las intranets corporativas o los blogs de la empresa.

Asimismo, y con el fin de facilitar el acceso a un directorio de datos de gran tamaño, hay compañías que han llegado a implantar modelos de ‘wiki’ empresariales: enciclopedias en las que se aglutina, con la misma interfaz de uso que la Wikipedia, todo el conocimiento de la compañía, siendo fácil de acceder y sin barreras de uso para la mayoría de los empleados.

Minería de datos

Para empresas de gran tamaño y con gran producción de capital intelectual, puede resultar muy complicado manejar sus volúmenes de conocimiento de forma tradicional o por medio de plataformas colaborativas que podrían saturar a unos empleados ya de por sí algo reticentes a estas nuevas fórmulas. Para ello, existen las tecnologías de minería de datos, que permiten analizar datos y extraer inteligencia de los mismos que puedan ayudar a los trabajadores en su día a día.

Dicho de otro modo, se trata de sistemas que bucean en toda a base de datos de conocimiento de la compañía y son capaces de dar respuesta a las preguntas concretas que realicen cada uno de los empleados en su situación particular. Además, este tipo de capacidades permiten simplificar toda la información de forma gráfica y muy conceptual, ayudando a que sea más comprensible y sencilla de utilizar por parte de su usuario final.

Redes de expertos

El término ‘red de expertos’ fue acuñado por Mark O’Connor, de Yankee Group, y en la actualidad se utiliza para definir a la estrategia corporativa en la que se identifican los mejores expertos de la compañía en cada una de las materias de innovación para, posteriormente, fomentar que otros empleados los consulten cuando tengan una necesidad específica en la que les puedan ayudar.

Así pues, la empresa consigue dar visibilidad a las personas con capacidades más altas y permite que toda la organización pueda aprovecharse, a coste cero, de su experiencia y visión. Para ello, no hace falta ninguna herramienta tecnológica concreta, de hecho en algunos casos se ha llegado a utilizar una suerte de ‘listín de contactos’ para impulsar esta red de expertos. En otros, se aprovechan canales internos (como las redes sociales corporativas o los newsletters internos) para informar de los expertos disponibles al resto de sus compañeros.

Fomentando lo informal

Por mucha tecnología que incorporemos, siempre hay clásicos que nunca mueren. Y es que, ¿acaso no es la pausa para el café un momento perfecto para intercambiar conocimientos y experiencias del día a día? En ese sentido, la firma de impresoras Xerox fue una de las que primero se dio cuenta de esta posibilidad tan sencilla y eficiente a la vez, al crear un grupo de expertos que buscaron la mejor fórmula para mejorar el servicio de reparaciones que prestaban a sus clientes. La información que compartían los técnicos en torno a la máquina de café eran clave para mejorar el nivel de los empleados, hecho que dio pie a un completo programa para reconocer y promover a los trabajadores que compartían su conocimiento con los colegas.

Esta misma filosofía puede aplicarse a otros muchos sectores y nichos de actividad, fomentando el intercambio de información entre los distintos empleados de forma informal, aprovechando momentos y espacios menos encorsetados que la típica sala de reuniones, desde eventos de ‘team building’ hasta las pausas para el café o el cigarrillo. Eso sí, en estos casos, es mucho más complicado medir el retorno de la inversión y quiénes son los profesionales con más disposición a intercambiar conocimientos dentro de la organización.

Sobre el autor de este artículo

Alberto Iglesias Fraga

Periodista especializado en tecnología e innovación que ha dejado su impronta en medios como TICbeat, El Mundo, ComputerWorld, CIO España, Kelisto, Todrone, Movilonia, iPhonizate o el blog Think Big de Telefónica, entre otros. También ha sido consultor de comunicación en Indie PR. Ganador del XVI Premio Accenture de Periodismo y Finalista en los European Digital Mindset Awards 2016.