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4 cosas que debes hacer al finalizar una reunión de trabajo

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¿Estás cansado de reuniones improductivas en tu empresa? ¿Sientes que pierdes el tiempo con ellas? Cuando estén finalizando deberías hacer las siguientes cuatro cosas, cuyo propósito es mejorar la fluidez y optimizar los resultados.

Un estudio reciente de Bain & Company destacaba que el 15% del tiempo de una empresa se malgasra en reuniones improductivasmientras que otros análisis apuntan a la pérdida de 31 horas al mes perdidas en reuniones. Por otra parte, un informe de la agencia Robert Half International categoriza al 28% de las reuniones como improductivas e innecesarias. ¿Qué hacer ante las reuniones estériles y que consumen recursos humanos y materiales, además de tiempo?

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Si tus días están plagados de interminables conversaciones, sesiones eternas de lluvias de ideas y sobre todo, de falta de buenas resultados, debes comenzar a aplicar técnicas para que tus reuniones sean más productivas. Además, hoy te proporcionamos cuatro claves que puedes poner en práctica al finalizar cada sesión y evitar que esta sea un fracaso absoluto para tu empresa.

Cómo sacarle más partido a cada reunión laboral

Esto es lo que puedes hacer cuando una reunión esté finalizando.

Proporcionar una visión general

Habitualmente se sigue un orden del día o unas líneas básicas de acción determinadas por la agenda de la empres a la hora de desarrollar una reunión de trabajo -a no ser que esta se centre en un asunto exclusivo de carácter urgente, como una crisis o la resolución de un problema-. En muchas ocasiones falta la fluidez, las conversaciones se alargan y al finalizar la reunión muchos de los asistentes ya han olvidado algunos de los puntos que se abordaron en la misma.

Por ello, es importante ir tomando notas y proporcionar un breve resumen con las conclusiones extraídas de la sesión y las decisiones que se tomaron en ella, así como los objetivos a corto, medio y largo plazo. Así, todos podrán volver a sus mesas de trabajo habiendo recapitulado las claves de la reunión, que les servirán para estar más motivados y ser más productivos.

Asignar líneas de acción a cada departamento o trabajador

Una de las razones principales de la improductividad de muchas reuniones es el exceso de palabrería o pasarse minutos y horas divagando sin pasar a la acción, estableciendo unas metas concretas y delegando determinadas tareas a cada empleado o departamento.

De esta manera, es fundamental asignar elementos de acción al finalizar cada reunión, repartiendo responsabilidades y realizando un seguimiento sobre los anteriores objetivos trazados y las posibles soluciones ante los conflictos e impedimentos que hayan surgido.

Tiempo para preguntas o aclaraciones

Antes de que todos salgan de la sala de reuniones, es importante cerciorarse de que todo el mundo tiene una sólida comprensión de lo que se habló. ¿Alguien requiere alguna aclaración o tiene una pregunta sin respuesta que necesita ser abordada?

Antes de que cada uno retome sus dispositivos profesionales y vuelva al trabajo, es importante destinar unos minutos a resolver posibles dudas y preguntas finales, además de dar espacio a las opiniones e impresiones, de una forma menos formal y más amistosa. Este broche es muy beneficioso para los empleados, que mejoran su autoestima y sensación de responsabilidad al emitir feedback que se haya tenido en cuenta en su entorno profesional.

Enviar un correo electrónico a modo de síntesis

Puede que muchos de los asistentes sean organizados y previsores y hayan tomado notas durante la reunión. De todos modos, nunca está de más enviar un correo electrónico de seguimiento, aprovechando el potencial del email como herramienta de trabajo. Así, podrán consultar las conclusiones y acciones que deben llevar a cabo en cualquier momento desde su teléfono inteligente.

Es recomendable, además, agradecer el tiempo invertido y las aportaciones realizadas por los empleados. A continuación, desglosa las responsabilidades y las personas o departamentos que deben hacerse cargo de ellas.  En ellos, aclara que pueden resolver a través del email cualquier confusión o solicitar más información sobre cualquier aspecto abordado en la reunión.

Vía | Inc

Sobre el autor de este artículo

Andrea Núñez-Torrón Stock

Licenciada en Periodismo y creadora de la revista Literaturbia. Entusiasta del cine, la tecnología, el arte y la literatura.