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3 técnicas para reducir tus reuniones a la mitad de tiempo

3 técnicas para reducir tus reuniones a la mitad de tiempo

Conseguir aprovechar al máximo el tiempo que dura una reunión corporativa conlleva numerosos beneficios para la empresa: un mejor ambiente, mayores índices de productividad y motivación para los miembros del equipo. ¿Sabes cómo lograrlo?

Las reuniones, ya sean las tradicionales y de carácter presencial o las ejecutadas de forma remota a través de fórmulas como la videoconferencia, son herramientas muy usadas por las empresas para abordar temas y proyectos comunes, evaluar el desempeño de equipos y proyectos o recibir feedback sobre temas determinados. Sin embargo, cuando este tipo de evento se torna improductivo resulta una gran pérdida de tiempo y de dinero para las compañías.

La llave para que las reuniones salgan a pedir de boca reside en una buena planificación y contar con métodos y técnicas efectivos para que los asistentes a la misma estén concentrados y puedan aportar información valiosa, comprender los objetivos y aumentar su nivel de compromiso. 

9 cosas que un buen líder no debe hacer durante una reunión

Además de realizar tanto mini reuniones previas como acciones determinadas al finalizar el encuentro, queremos proporcionarte una serie de claves para reducir a la mitad el tiempo de cada reunión gracias a una buena organización, cuyos resultados sean acuerdos productivos y de colaboración. José María Vilar-Sancho Raga, portavoz de Polycom Iberia y experto en trabajo flexible aporta las siguientes claves.

Establecer los puntos de la agenda, un paso imprescindible

La agenda funciona como hoja de ruta para marcar el desarrollo de la reunión. Por ejemplo, pueden existir turnos de palabra con una duración límite de 5 minutos. Pautando esta dinámica de antemano todos los miembros podrán preparar su intervención o llevar un mapa de ideas e informes de los temas establecidos previamente. También se puede acordar el orden de las participaciones y los bloques de la reunión. 

Limitar el tiempo: el poder del cronómetro

Si otorgas un tiempo ajustado a cada una de las presentaciones que componen la reunión los miembros tendrán que reflexionar sobre el contenido que quieren mostrar y sintetizar previamente la información, descartando lo superfluo. Para ello, usa un cronómetro bien visible en la reunión e insta a los participantes a practicar para no sobrepasar el límite de tiempo. 

Plazos inamóvibles

Debes ceñirte siempre a la agenda, independientemente de los imprevistos o de que una persona pretensa exceder su límite del tiempo. Una técnica muy útil es la de dar avisos con sonidos -como una campana- o señales para indicar que el miembro de la plantilla ha agotado la mitad del tiempo o le falta el minuto final, por ejemplo.

Sobre el autor de este artículo

Andrea Núñez-Torrón Stock

Licenciada en Periodismo y creadora de la revista Literaturbia. Entusiasta del cine, la tecnología, el arte y la literatura.