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Tres herramientas de colaboración mediante Outlook

Logo Microsoft OfficeMicrosoft Outlook ha sido desde siempre el corazón de los entornos de intercambio de documentos que han dominado la actividad empresarial durante años.
Sin embargo, los muros que protegían este mundo basado en los documentos se están desmoronando rápidamente. Ahora Outlook es más que un centro de mensajes. Se está convirtiendo en un espacio de colaboración en el que los límites entre Google Docs y otras aplicaciones sociales comienzan a desdibujarse.

Existen tres extensiones que sirven como ejemplo de esta tendencia. Estos servicios son bastante parecidos. Xobni es el que tienen más trayectoria. Comenzó como un servicio para consumidores, que ganó bastantes adeptos gracias a sus capacidades de búsqueda dentro de Outlook. La búsqueda es el punto débil por naturaleza de Outlook. Ni DocVerse ni Harmony cuentan con las capacidades de búsqueda en profundidad de Xobni. En el caso de DocVerse, éste podría ser sólo un problema temporal. La semana pasada Google anunciaba su adquisición de DocVerse. Esperamos que esto se traduzca de algún modo en una mejora de las búsquedas en DocVerse en las próximas semanas y meses.

Harmony

Harmony es el más reciente del grupo. Este servicio de Mainsoft es una combinación de Google Docs y Outlook. También introduce SharePoint directamente en Outlook. Al igual que la mayoría de las extensiones de Outlook, Harmony introduce Google Docs o Sharepoint en una barra lateral de Outlook.

Harmony en Outlook

El servicio está pensado para aliviar la sobrecarga de archivos adjuntos al crear un lugar central desde donde los usuarios puedan acceder a Google Docs. Se trata de un entorno con función de arrastrar y soltar que permite al usuario arrastrar los adjuntos a la barra lateral de Harmony.

También se puede arrastrar un documento a un correo electrónico, y aparecerá como enlace para el destinatario. Éste puede acceder al documento iniciando sesión en su cuenta de Google Docs o Google Apps.

El servicio está disponible actualmente como descarga gratuita. Es compatible con Sharepoint 2007 y Sharepoint 2010. En los próximos meses estará disponible como extensión para Microsoft Office.

DocVerse

DocVerse tiene una función similar a la de Harmony. Este servicio se sincroniza en la barra lateral de Outlook. El widget asocia un enlace al documento que se está editando. Todas las modificaciones están sincronizadas. Cuando hay varias personas trabajando en un documento, las actualizaciones se realizan por medio del plugin, y las diferentes versiones se almacenan online.

DocVerse from Amir Khella on Vimeo.

Xobni

Pantalla perfil XobniXobni ofrece lo que Outlook necesita realmente. Una buena búsqueda. La herramienta busca en Outlook y en redes sociales externas y aplicaciones de terceros para obtener un perfil más completo del contacto. En noviembre, la empresa lanzó Xobni Enterprise. Este servicio permite a los administradores informáticos instalar y administrar el plugin en todos los equipos. También ofrece integración con servicios como Salesforce CRM y Sharepoint

Outlook ha hecho muchos progresos

Los viejos tiempos se han terminado para Outlook. Ahora está entrando en una época en la que el grado de colaboración funcionará alrededor de un entorno de hipervínculos más que en sistemas basados en documentos. El mundo empresarial cada vez trabaja más alrededor de la red, y Outlook no es ninguna excepción a este cambio.

Original: Alex Williams

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Editorial RWWES